Klanten zijn tegenwoordig veeleisender dan ooit. Ze verwachten meteen en moeiteloos toegang tot accurate informatie over je bedrijf. Dit vormt een uitdaging voor organisaties: hoe voorzie je klanten snel van alle benodigde info zonder dat je team daar zwaar onder lijdt? In deze blog leggen we uit hoe je met Copilot Studio eenvoudig je eerste Copilot maakt die alles over je bedrijf kan vertellen bijvoorbeeld door de URL van je website te gebruiken.
Wat maakt Copilot Studio interessant?
Als je de eerder genoemde uitdaging herkent, dan is het inzetten van je eigen Copilot een aantrekkelijke oplossing. Het gebruik van een Copilot brengt namelijk belangrijke voordelen met zich mee:
- Bespaar tijd door klanten snel en nauwkeurig van informatie te voorzien.
- Verlicht de werkdruk van je medewerkers doordat veelgestelde vragen automatisch worden afgehandeld.
- Verhoog klanttevredenheid dankzij constante bereikbaarheid, 24 uur per dag.
Daarnaast biedt Copilot Studio uitgebreide, geavanceerde mogelijkheden waarmee je Copilot nóg effectiever wordt. Zo is het mogelijk generatieve antwoorden te verwerken, waarmee de Copilot complexe vragen kan beantwoorden door bestaande kennis te combineren en daar nieuwe informatie uit af te leiden. Ook kun je meerdere databronnen integreren zodat je Copilot altijd beschikt over de meest actuele en uitgebreide gegevens. In ons voorbeeld gebruiken we hiervoor je website, maar je zou ook informatie uit bijvoorbeeld Business Central, CRM en een PIM-systeem kunnen gebruiken.
Een andere waardevolle functie is de integratie met Power Automate, waardoor je specifieke acties kunt automatiseren. Hierdoor kan je Copilot naast het geven van informatie ook taken uitvoeren, zoals afspraken plannen, e-mails verzenden of klantgegevens bijwerken in je CRM. Dit maakt van je Copilot meer dan alleen een informatiebron; het wordt een actieve assistent die je helpt om processen binnen je organisatie efficiënt te stroomlijnen en te automatiseren.
Stap 2: Bronmateriaal verzamelen
Je Copilot haalt informatie uit verschillende bronnen om vragen effectief te kunnen beantwoorden. Eén van de belangrijkste bronnen is bijvoorbeeld de URL van je bedrijfswebsite. Vaak staan hier al veelgestelde vragen, informatie over je producten, je bedrijfswaarden en andere relevante gegevens. Zorg er dus voor dat je website actueel is en alle belangrijke informatie bevat die je klanten nodig hebben. Voor dit voorbeeld beperken we ons tot een eenvoudige Copilot die uitsluitend informatie van je website gebruikt.
Stap 3: Starten met Copilot Studio
Na de voorbereiding ben je klaar om aan de slag te gaan met Copilot Studio. Hieronder vind je stapsgewijs hoe je je eerste Copilot maakt:
1. Inloggen op Copilot Studio
Zorg dat je beschikt over de juiste licenties en log in via copilotstudio.microsoft.com. Hier maak je je eigen Copilot aan.
2. Nieuwe Copilot creëren
Klik op “Maken” en geef je Copilot een herkenbare naam. Dit helpt om overzicht te behouden, vooral wanneer je later meerdere Copilots gaat beheren.
3. Voeg je website-URL toe
Dit is waar de magie begint: voeg je bedrijfswebsite-URL toe aan het project. Copilot Studio scant en verwerkt automatisch informatie van je website en creëert hiermee de basis voor jouw Copilot.
Dit scenario is een eenvoudig voorbeeld om je op weg te helpen. In werkelijkheid zijn er nog veel meer mogelijkheden om je Copilot verder te personaliseren en te configureren op basis van jouw specifieke bedrijfsdoelen en -wensen.
4. Configuratie van je instellingen
Pas de instellingen van je Copilot naar wens aan. Denk hierbij aan het instellen van de juiste toon, de belangrijkste onderwerpen, taalinstellingen en andere voorkeuren.
Een nuttige tip voor betere prestaties van je Copilot is het uitschakelen van de standaard meegeleverde “Les”-onderwerpen. Deze onderwerpen zijn namelijk niet altijd relevant voor jouw situatie. Controleer daarom zorgvuldig de onderwerpen en schakel alles uit wat niet van toepassing is.
5. Testfase van je Copilot
Voordat je je Copilot publiceert, is grondig testen noodzakelijk. Stel diverse vragen en controleer hoe je Copilot daarop reageert. Dit is hét moment om eventuele fouten op te sporen en te zorgen dat alles soepel functioneert.
Stap 4: Publiceren
Ben je tevreden met het resultaat? Dan kun je de Copilot live zetten. Integreer je Copilot op je website of andere platformen waar je klanten actief zijn. Copilot Studio biedt verschillende “Kanalen” waarmee je dit eenvoudig kunt doen. Denk hierbij aan je website, mobiele apps, sociale media zoals Facebook en Instagram, of berichtendiensten zoals WhatsApp en Slack. Door je Copilot via meerdere kanalen toegankelijk te maken, zorg je dat klanten altijd en overal de juiste informatie krijgen. Informeer ook je team over deze nieuwe tool en vraag om hun feedback over de werking ervan.
Stap 5: Evaluatie en optimalisatie
Na publicatie is je Copilot nog niet “klaar”. Blijf de prestaties monitoren en verzamel actief gebruikersfeedback. Gebruik deze waardevolle inzichten om je Copilot continu te optimaliseren. Zo weet je zeker dat klanten altijd actuele en correcte informatie krijgen.
Dankzij de gebruiksvriendelijke tools van Copilot Studio kun je snel en eenvoudig een eigen Copilot ontwikkelen. Denk echter ook goed na over scenario’s die je Copilot juist niet moet ondersteunen. Zo wil je bijvoorbeeld voorkomen dat klanten eenvoudig klachten laten genereren via de Copilot. Dit vraagt aandachtige configuratie, iets waarbij wij vanuit GAC Business Solutions je uitstekend kunnen begeleiden.
Copilots: veelzijdige toepassingen
Het hierboven beschreven scenario is slechts één eenvoudig voorbeeld. Copilots hebben tal van andere mogelijke toepassingen. Zo kun je bijvoorbeeld een gespecialiseerde klantenservice-Copilot bouwen die complexe vragen beantwoordt of technische problemen helpt oplossen. Een andere optie is een interne Copilot die medewerkers helpt met bedrijfsspecifieke informatie of routinetaken automatiseert. Copilots zijn ook uitstekend inzetbaar binnen marketing, waarbij ze gepersonaliseerde aanbevelingen en content creëren op basis van klantvoorkeuren.
Copilot Studio stelt je in staat om eenvoudig een waardevolle assistent te maken waarmee klanten moeiteloos de juiste informatie vinden. Door simpelweg je website-URL te gebruiken blijft je Copilot steeds actueel en relevant. Begin vandaag nog met het bouwen van je eerste Copilot en ervaar zelf de voordelen voor je klanten én je organisatie. Wil je concreet starten met procesinnovatie via AI-toepassingen? Ontdek hier hoe je dat slim aanpakt.
Vragen over jouw bedrijfssoftware?
GAC