Veelgestelde vragen van klanten lijken simpel, maar kosten medewerkers in de praktijk veel tijd en moeite. Denk hierbij aan vragen over levertijden, beschikbaarheid of specifieke productkenmerken. Medewerkers besteden vaak tijd aan het handmatig opzoeken van gegevens in meerdere systemen, het raadplegen van collega’s of het doorzoeken van papieren en digitale documentatie.
De introductie van een AI-gedreven oplossing, zoals de Product Advisor Agent, verandert deze situatie aanzienlijk. Deze slimme agent combineert informatie uit systemen zoals Business Central en PIM-systemen met geautomatiseerde documentopslag en kan proactief inspelen op de klantvraag.
Traditionele aanpak: versnipperde informatie en intensief handmatig werk
Bij een vraag zoals: “Is dit product op voorraad en wanneer kunnen jullie leveren?”, moet een medewerker doorgaans meerdere handmatige acties uitvoeren:
- Aanmelden in Business Central, artikelnummer opzoeken, voorraadstatus en verwachte leverdatum controleren;
- Productspecificaties zoeken in SharePoint, brochures, of het PIM-systeem;
- Indien nodig aanvullende informatie vragen aan collega’s;
- Alle verzamelde gegevens bundelen, controleren en aan de klant sturen.
Ook bij complexere vragen als: “Welke producten kan ik buiten gebruiken in vochtige omstandigheden?”, moeten medewerkers onder tijdsdruk specialistische kennis toepassen en klantbehoeften interpreteren.
De nieuwe methode: één geïntegreerde AI-agent
Met behulp van de Product Advisor Agent, ontwikkeld met Microsoft Copilot Studio, verandert dit proces drastisch. De agent kan onder meer:
- Actuele gegevens ophalen uit Business Central (zoals voorraadniveau, prijzen en leverinformatie);
- Automatisch de juiste productdocumentatie en brochures ophalen uit SharePoint, Teams en het PIM-systeem;
- Klantvragen in natuurlijke taal begrijpen en analyseren;
- Specifiek productadvies geven, afgestemd op de situatie of toepassing van de klant.
Praktijkvoorbeeld: gericht productadvies
Een klant stelt bijvoorbeeld de vraag: “Ik doe binnenkort mee aan een rally in de Belgische Ardennen, welke banden kan ik het beste gebruiken?”
De Product Advisor Agent:
- Begrijpt direct de relevante context zoals ruw terrein, wisselvallig weer en benodigde duurzaamheid en grip;
- Doorzoekt productspecificaties via het geïntegreerde PIM-systeem;
- Vraagt indien nodig aanvullende details, zoals het type voertuig of specifieke omstandigheden;
- Presenteert vervolgens een concreet advies, compleet met productlink, actuele voorraadstatus, prijs en eventueel montageadvies.
Hiermee ontvangt de medewerker direct een betrouwbaar en volledig antwoord dat eenvoudig kan worden doorgestuurd naar de klant, zonder zelf technische details te hoeven uitzoeken.
Voordelen voor jouw organisatie
Deze aanpak biedt meetbare voordelen:
- Tijdswinst: eenvoudige vragen worden binnen seconden afgehandeld, wat jaarlijks tientallen uren aan zoekwerk scheelt per medewerker;
- Betere service zonder extra trainingen: nieuwe medewerkers hebben direct toegang tot specialistische kennis via de digitale assistent;
- Consistente en actuele informatie: dankzij realtime data en gevalideerde productdocumentatie vanuit het PIM-systeem zijn antwoorden altijd correct;
Waardevolle inzichten: terugkerende vragen en trends worden geïdentificeerd, waardoor marketing, sales en productontwikkeling beter kunnen inspelen op klantbehoeften.
De Product Advisor Agent is dus méér dan een slimme zoekfunctie. Door integratie van Business Central, PIM-systemen en innovatieve AI-technologie biedt deze agent sneller én beter advies. Hierdoor wordt klantinteractie effectiever en waardevoller.
Benieuwd hoe jouw organisatie deze slimme agents kan inzetten? Wij denken graag mee over een geschikt scenario of pilotproject.
Vragen over jouw bedrijfssoftware?
GAC