Met de nieuwe wetgeving die e-invoicing vanaf 1 januari 2026 verplicht stelt voor Belgische bedrijven, is het belangrijk om te begrijpen wat e-invoicing precies inhoudt en waarom het zo’n grote stap vooruit is voor jouw bedrijfsvoering.
Hoewel e-invoicing veel voordelen biedt, bestaan er nog steeds veel misverstanden over. In deze blogpost bespreken we enkele van de meest voorkomende mythes en ontkrachten we deze met feiten, zodat je goed voorbereid bent op de veranderingen die eraan komen.
Mythe 1: E-invoicing is pas verplicht vanaf 01/01/2026, dus het heeft geen zin om hier nu al aandacht aan te besteden
Veel bedrijven denken dat ze pas hoeven te beginnen met e-invoicing wanneer de nieuwe wetgeving in 2026 van kracht wordt. In werkelijkheid is het verstandig om nu al te beginnen met de voorbereiding en implementatie. Vroegtijdige adoptie kan zorgen voor een soepele overgang en voorkomt last-minute problemen. Door nu al te starten, kun je je processen optimaliseren en ben je voorbereid op de toekomstige verplichtingen.
Daarnaast is het belangrijk te vermelden dat je e-invoicing vandaag al kunt gebruiken bij klanten en leveranciers wiens systemen er al klaar voor zijn. Veel bedrijven volgen reeds de door de overheid voorgestelde richtlijnen rond e-invoicing en zijn aangesloten op het PEPPOL-netwerk. Dit netwerk maakt het mogelijk om PEPPOL-facturen te verzenden en te ontvangen. In plaats van te kiezen voor een eenmalige en risicovolle overstap op 01/01/26 voor al je klanten en leveranciers, kun je vandaag al stapsgewijs beginnen met het factureren via PEPPOL. Vraag je leveranciers ook om hun facturen via PEPPOL aan te bieden.
Mythe 2: E-invoicing vereist een complexe interface
Er bestaat een misverstand dat e-invoicing een ingewikkelde interface heeft die moeilijk te gebruiken is. Moderne e-invoicing oplossingen, zoals die geïntegreerd zijn in Business Central en de Navision, zijn gebruiksvriendelijk en ontworpen om naadloos in je bestaande processen te passen. Deze systemen zijn ontworpen met de gebruiker in gedachten, waardoor de implementatie en het dagelijks gebruik eenvoudig en efficiënt zijn.
Eenmalige inrichting is noodzakelijk, waarbij GAC ondersteuning kan bieden. Vervolgens kan je zelf via een eenvoudige parameter per klant en/of leverancier instellen in hoeverre er via e-invoicing wordt gewerkt. Indien sommige van jouw klanten of leveranciers toch blijven werken op de huidige manier van factureren (bijvoorbeeld via EDI), is dat geen enkel probleem, want de instellingen zijn per klant of leverancier configureerbaar.
Mythe 3: E-invoicing is veel werk en kost veel geld
Hoewel de implementatie van e-invoicing enige investering en inspanning vereist, zijn de voordelen op de lange termijn aanzienlijk. Het automatiseren van facturatieprocessen kan leiden tot kostenbesparingen, vermindering van administratieve lasten en snellere betalingen. Bovendien zijn er mogelijkheden voor fiscale aftrekbaarheid van consultancykosten gerelateerd aan e-invoicing, wat de financiële drempel verder verlaagt.
De kosten om e-invoicing te implementeren en toe te passen bestaan uit verschillende onderdelen:
(Licentie)kost van extra add-ons of maatwerk (potentieel terugkerend)
Kost van inrichting/implementatie (eenmalig)
Kost van gebruik van het PEPPOL-netwerk via een Peppol Access Point (externe providers zoals Continia of Babelway rekenen een fee aan voor netwerkverkeer)
De kosten vallen echter in het niet bij de winst die e-invoicing oplevert. Door de efficiëntievoordelen en kostenbesparingen op lange termijn, is e-invoicing een zeer waardevolle investering voor de toekomst.
Mythe 4: Ik verstuur mails met PDF/UBL bijlage dus ik doe reeds aan e-invoicing
Het versturen van facturen per mail, onder de vorm van een PDF en/of UBL bijlage, is géén e-invoicing. E-invoicing is gebaseerd op twee belangrijke elementen: een gestructureerde vorm van de factuur (PDF is géén gestructureerde vorm, UBL is dat wel) én het aanbieden van de factuur op het PEPPOL netwerk.
Wanneer een UBL als mailbijlage wordt verstuurd, wordt slechts aan één van deze twee elementen voldaan, en is er dus geen sprake van e-invoicing. Het verzenden van de elektronische factuur moet steeds via een zogenaamde Peppol Access Point, waardoor de facturen op het PEPPOL netwerk kunnen worden geplaatst.
Conclusie
Het is essentieel om de mythes rond e-invoicing te begrijpen en te ontkrachten, zodat je als bedrijf weloverwogen beslissingen kunt nemen over jouw facturatieprocessen. E-invoicing biedt aanzienlijke voordelen op het gebied van efficiëntie, kostenbesparing en snelheid van betalingen. Door nu al te beginnen met de implementatie, kun je deze voordelen maximaal benutten en ben je voorbereid op de toekomstige verplichtingen.
Voor meer informatie, bekijk onze whitepaper: Download de whitepaper.
Als je vragen hebt over e-invoicing of hulp nodig hebt bij de implementatie, neem dan contact met ons op. Ons team van experts staat klaar om je te begeleiden en te ondersteunen bij elke stap van het proces.
GAC