Afsluiten boekjaar Microsoft Dynamics 365 Business Central of Dynamics NAV

Belangrijke informatie vooraf

In Microsoft Dynamics 365 Business Central of Dynamics NAV is een ‘traditionele’ jaarafsluiting niet meer nodig. Zo is het niet nodig om zelf een beginbalans te genereren in periode 0. Voor je balansrekeningen is je balans op 31 december van het oude boekjaar automatisch jouw beginbalans voor het nieuwe boekjaar. Verder is het ook niet meer noodzakelijk om vooraf alle transacties van het oude boekjaar te boeken en te verwerken voordat je in het nieuwe jaar kunt beginnen met boeken. Je kunt zo vaak als je wilt beginnen met het verwerken van het resultaat.

Tip : wacht niet tot januari 

Zodra de laatste boekingsperiode (veelal december) van het huidige boekjaar is aangebroken, kan je alvast al het nieuwe boekjaar aanmaken en de nr reeksen voor 2026 voorbereiden.

Veelvoorkomende melding die we aan het begin van het jaar zien, is:

‘Boekingsdatum is geen geldige boekingsdatum, datum valt buiten het toegestane bereik’.

We adviseren om rond 29 december alvast de boekingsmaand januari 2026 open te zetten. Zo voorkom je dat deze foutmelding in de eerste week van het nieuwe jaar verschijnt.
Zie hiervoor de procedure ‘Boeken toegestaan vanaf’.

Controles uitvoeren

Aan het einde van elk boekjaar kunt u een aantal controles uitvoeren, zodat u zeker weet dat de administratie klopt en dat deze administratie u de juiste en actuele gegevens verschaft, waarmee u de eindbalans kunt opstellen. De eindbalans wordt gebruikt als beginbalans voor het volgende jaar.

De beschreven controles moet u niet als verplicht beschouwen, omdat de controles die u uitvoert en de manier waarop u dat doet grotendeels worden bepaald door uw organisatie en de omvang van uw administratie.

• Controleer of er nog boekingen moeten worden verwerkt. Blijkt dit het geval te zijn, verwerk ze dan direct.
• Controleer of uw voorraadrekeningen de werkelijke waarde van uw voorraad tonen.
• Reserves en voorzieningen controleren
• Controleer de openstaande klanten en leveranciers lijst met de grootboekrekening 400.000 / 440.000
• Controleer de afschrijvingstabel met de overeenstemmende grootboekrekeningen

Openen van een nieuw boekjaar

Boekhoudperioden, ook wel rapportageperioden genoemd, zijn perioden waarvoor een bedrijf of organisatie financiële prestaties rapporteert, bijvoorbeeld door de balans of resultatenrekening te genereren. Meestal verwijzen boekhoudperioden naar het boekjaar van het bedrijf, dat verschillende boekingsperioden zoals maanden of kwartalen kan bevatten.

Voor veel bedrijven valt het boekjaar niet samen met het kalenderjaar. Het boekjaar eindigt bijvoorbeeld op 30 juni in plaats van 31 december. Voor nieuw gemaakte bedrijven kan het fiscale jaar langer zijn dan 12 maanden.

Business Central vereist alleen boekingsperioden als u een resultatenrekening wilt afsluiten of gegevenscompressietaken wilt uitvoeren.

Via zoeken Boekingsperioden

1. Open de lijst ‘Boekingsperioden’
2. Klik in het lint op ‘Start | Nieuw jaar…’
3. In het scherm Boekjaar maken: Geef op het tabblad Opties de Begindatum, Aantal perioden en de Periodelengte op. Het boekjaar bestaat doorgaans uit 12 perioden van 1 maand (1M), maar u kunt ook andere periodes instellen.
4. Klik op OK

De boekhoudperiodes voor 2026 worden gemaakt en weergegeven. Het veld ‘Begindatum’ wordt ingevuld en de naam van de maand met de begindatum wordt ingevoerd in het veld ‘Naam’. Na de laatste periode in het boekjaar wordt een boekhoudperiode ingevoegd waarvoor het selectievakje Nieuw boekjaar is ingeschakeld.

Aanpassen van de nummerreeksen

Veel organisaties werken met nummerreeksen per kalenderjaar. Aan het einde van het jaar moeten deze nummerreeksen worden bijgewerkt voor het nieuwe kalenderjaar. Aangezien de jaarafsluiting vaak pas in het begin van het nieuwe boekjaar wordt uitgevoerd. Adviseren wij om de nummerreeksen steeds 1 jaar vooraf aan te maken. Bij de afsluiting van 2025 maakt u de nummerreeksen aan voor 2027.

⇒ Via zoeken Nr.-reeks 

Procedure

Ga voor alle nr.-reeksen na of er gebruik wordt gemaakt van een jaartal. Controleer door middel van het openen van de betreffende nr. reeks of er een nieuwe nr. reeks klaarstaat voor het nieuwe boekjaar.

Afsluiten voorraadperioden

Wat is een voorraadperiode?

Een voorraadperiode is een periode waarin gewijzigde voorraadwaarden kunnen worden geboekt. Een voorraadperiode wordt begrensd door een einddatum. Als u een voorraadperiode hebt afgesloten, kunt u geen verwachte of gefactureerde voorraadwaarden vóór de einddatum meer boeken. U kunt geen nieuwe waarden naar de voorraad boeken vóór de einddatum. Als er nog open artikelposten, d.w.z. positieve aantallen (inkoop, retourontvangst of artikeldagboek) die nog niet zijn vereffend met uitgaande transacties, zijn die binnen de afgesloten periode vallen, kunt u de uitgaande aantallen ook nadat de periode is afgesloten nog met deze posten vereffenen.

 Doordat deze actie correcties op de kostprijs dus ook het resultaat uitvoert, dient deze actie voor het Afsluiten van de WenV-rekening te worden uitgevoerd.

Voorraadperioden worden aangemaakt via het volgende menu:

⇒ Via zoeken Voorraadperioden

Door het invoeren van een einddatum wordt een voorraadperiode met een omschrijving aangemaakt. Voer in het veld Einddatum de laatste datum van de voorraadperiode in die u wilt definiëren. Wanneer de periode is afgesloten, kunt u geen voorraadwijzigingen vóór deze datum boeken. Het veld Afgesloten geeft aan of de voorraadperiode afgesloten is voor wijzigingen in voorraadwaarden. U kunt dit veld niet bewerken.

Voorwaarden voor het afsluiten van voorraadperioden:

1. Binnen de af te sluiten voorraadperioden mogen geen openstaande uitgaande artikelenposten (niet vereffend) meer staan. Negatieve voorraad is niet toegestaan.
2. Alle kosten van artikelen zijn aangepast door middel van de batchverwerking ‘Kostprijs herwaarderen – artikelposten’. Het is belangrijk dat alle kostenprijs herwaarderingen hebben plaatsgevonden en zijn doorgevoerd in Business Centraal / NAV.

Dit betekent dat alle uitgaande transactieaantallen, zoals de aantallen van verkooporders, uitgaande transfers, verkoopfacturen, inkoopretourorders of inkoopcreditnota’s, moeten worden vereffend met bestaande aantallen in de voorraad.

Procedure

Conform de volgende procedure is het mogelijk om voorraadperiode te sluiten.

1. Voordat u een voorraadperiode sluit, kiest u de actie Kosten herwaarderen – Artikelposten om ervoor te zorgen dat alle kostencorrecties worden geboekt.
Voer de lijst Voorraadperiode afsluiten – Controle uit om te zien of er openstaande uitgaande posten voorkomen in de voorraadperiode of artikelen waarvan de kosten nog niet zijn geherwaardeerd.

2. Kies de actie Voorraadperiode afsluiten – Controle.
Voer de batchverwerking Voorraadkosten naar GB boeken – Controle uit om ervoor te zorgen dat alle kosten naar het grootboek zijn geboekt

3. Kies de actie Voorraadwaarde boeken

4. Selecteer op de pagina Voorraadperioden de voorraadperiode die u wilt sluiten.

5. Kies de actie Periode afsluiten. Wanneer de voorraadperiode eenmaal is afgesloten, kunt u geen voorraadwijzigingen boeken vóór de einddatum. U dient de kosten van alle artikelen te herwaarderen met de batchverwerking Kostprijs herwaarderen – Artikelposten voordat u de voorraadperiode afsluit.

6. Kies de knop Ja om te bevestigen dat u de periode wilt afsluiten of kies Nee om het afsluiten te annuleren.

7. De voorraadperiode wordt afgesloten en daarna wordt een bevestigingsbericht weergegeven.

Let op: Het is nu nog mogelijk om in de afgesloten voorraadperioden een transactie te boeken met betrekking tot de voorraadaantallen / voorraadwaarde door het heropenen van de voorraadperiode. Indien u een boeking wilt maken in een afgesloten voorraadperiode vers

Procedure Voorraadperiode(n) heropenen

Nadat u de voorraadperiode hebt afgesloten, kunt u deze niet verwijderen. U kunt de periode echter wel weer opnieuw openen als u boekingen vóór de einddatum van de voorraadperiode wilt toestaan. Wanneer u een periode opnieuw opent, worden alle voorraadperioden met latere einddatums ook weer geopend.

1. Via zoeken Voorraadperioden
2. Selecteer de voorraadperiode die u opnieuw wilt openen.
3. Kies de periodeactie Periode opnieuw openen. Bevestig dat u de periode opnieuw wilt openen.
4. Alle voorraadperioden met latere einddatums dan de geselecteerde periode worden eveneens opnieuw geopend

Effecten van afsluiten Voorraadperioden

Het effect van het afsluiten van voorraadperioden is afhankelijk met welke voorraadwaarderingsmethode uw organisatie werkt. Indien u gebruik maakt van de voorraadwaaderingsmethode FIFO kan het effect van de werking met voorraadperioden het best worden toegelicht aan de hand van een voorbeeld.

Voorbeeld

Op 12-12-2025 wordt een inkoopontvangst ingeboekt van 10 artikelen A met een kostprijs van EUR 10,- per stuk. Op 20- 12-2025 worden deze artikelen verzonden en gefactureerd tegen de verwachte kostprijs van EUR 10,- per stuk.
Op 15 januari 2026 besluit het hoofd van de financiële administratie om de voorraadperiode van 01-01-2025 t/m 31-12- 2025 af te sluiten, omdat hij de jaarcijfers over 2025 wil aanleveren aan de accountant. Op 18 januari ontvangt en boekt hij een inkoopfactuur die betrekking heeft op de artikelen die 12-12-2025 zijn ontvangen. Uit de factuur blijkt dat de artikelen A niet EUR 10,- per stuk kosten, maar EUR 15,-. Hoe gaat Business Central / NAV om met de verwerking van de gewijzigde kostprijs van de verkooptransactie bij het herwaarderen van de kostprijs?

Werkwijze bij niet afsluiten van voorraadperioden

Indien de verkooptransactie heeft plaatsgevonden in een niet afgesloten voorraadperiode zal Business Central / NAV grootboekposten en waardeposten toevoegen met de datum van de verkooptransactie die geboekt is. Dus in het bovenstaande voorbeeld boekt Business Central / NAV waardeposten en grootboekposten met als boekingsdatum 20- 12-2025.

Werkwijze bij afsluiten van voorraadperioden

In geval van een afgesloten voorraadperiode boekt Business Central / NAV de grootboekposten en waardeposten met het verschil tussen de verwachte kostprijs en de werkelijk kostprijs op een boekingsdatum 1 dag na de laatst afgesloten voorraadperiode. Dus in het geval van het bovenstaande voorbeeld zal de boekingsdatum 01-01-2026 worden gehanteerd.

Effecten van het afsluiten van voorraadperioden voorraadwaarderingsmethode ‘Vast’

In een afgesloten voorraadperiode is het niet meer mogelijk om een herwaardering van een vaste verrekenprijs door te voeren. Hierdoor vinden er in het verleden geen mutaties meer plaats in de voorraadwaarde en kostprijs verkopen in het grootboek.

Afsluiten van een boekjaar

De eindejaarverwerking in Microsoft Dynamics 365 Business Central / NAV omvat drie stappen:

1. Het afsluiten van het boekjaar met de optie ‘Jaar afsluiten’;
2. Het genereren van een ‘Eindejaarsboeking’ met de batchjob ‘Afsluiten WenV-rekeningen’;
3. Het boeken van de ‘Eindejaarsboeking’.

Boekjaar afsluiten

Het afsluiten van het boekjaar is een van de taken voor het afsluiten van de boeken. Nadat u het boekjaar hebt afgesloten, zijn de selectievakjes Afgesloten en Geblokkeerd ingeschakeld voor alle perioden van het jaar. U kunt een boekjaar niet opnieuw openen of de selectievakjes uitschakelen.

Note: U moet altijd minimaal één open boekjaar hebben. Wanneer u een jaar afsluit, moet u ervoor zorgen dat een nieuw jaar is gemaakt. Houd er ook rekening mee dat als u een jaar afsluit, u de begindatum van het volgende jaar niet kunt wijzigen.

⇒ Boekingsperioden

1. Open de lijst ‘Boekingsperioden’
2. Klik in het lint op ‘Start | Jaar afsluiten’
3. Als er meerdere boekjaren zijn geopend, wordt het vroegste boekjaar afgesloten. Er verschijnt een bericht waarin wordt aangegeven welk jaar wordt afgesloten en welke gevolgen dit heeft.

Klik op , als u het jaar wilt afsluiten

Let op: Het boekjaar is nu afgesloten en de selectievakjes ‘Afgesloten’ en ‘Geblokkeerd’ worden ingeschakeld voor alle periodes in het jaar. U kunt het boekjaar niet meer openen en de selectievakjes ‘Afgesloten’ en ‘Geblokkeerd’ niet uitschakelen.

✓ U kunt een boekjaar niet afsluiten voordat u een nieuw boekjaar hebt gemaakt;

✓ Het is nog steeds mogelijk om in een afgesloten periode te boeken. Door de optie ‘Afgesloten’ krijgen boekingen die nog in de betreffende afgesloten periode geboekt worden automatisch de waarde ‘Naboeking’;

✓ De optie ‘Geblokkeerd’ geeft aan dat de begindatum van de periode niet meer gewijzigd kan worden;

✓ Nadat een boekjaar is afgesloten, moet u de resultaten- of winst- en verliesrekeningen afsluiten en de jaarresultaten naar een balansrekening overboeken. U kunt deze batchjob herhalen telkens wanneer u boekt in een afgesloten boekjaar;

✓ Voorraadperiode afgesloten : hiermee geeft u op dat de voorraadperiode met een einddatum die gelijk is aan of groter is dan de einddatum van de boekhoudperiode, is afgesloten.

Boeken toegestaan vanaf

Het is belangrijk om de waarden in de velden ‘Boeken toegestaan vanaf’ en ook het uitgesteld boeken van en tot data in de boekhoudinstellingen en in de gebruikersinstellingen aan te passen. Wanneer gebruikers bijvoorbeeld met de algemene instelling in de huidige maand kunnen boeken, kan de gebruikersinstelling de accountant toestaan om nog steeds in de vorige maand te boeken om posten te maken om de maand te sluiten. Met deze instellingen zorgt u ervoor dat niet meer in een gesloten boekjaar geboekt kan worden. Deze instellingen vind u via de volgende menu’s:

⇒ Boekhoudinstellingen

Fin. Dagboeksjablonen

Afsluiten resultatenrekening

Het resultaat van een bedrijf na een financieel jaar wordt altijd uitgedrukt in winst of verlies. Deze winst of verlies kan worden teruggevonden op de Winst & Verliesrekening van het afgelopen jaar. Door het verwerken van het resultaat wordt er automatisch een memoriaalboeking aangemaakt die het resultaat van de Winst & Verliesrekeningen naar de beginbalans van het komend boekjaar wegschrijft en daarmee worden de Winst & Verliesrekeningen van het nieuwe jaar op nul gesteld.

Voor de balansrekeningen wordt het eindsaldo van het vorige boekjaar overgenomen in de beginbalans van het nieuwe jaar. Het gevolg hiervan is dat het saldo van alle balansrekeningen niet op nul is gesteld. Balansrekeningen en Winst & Verliesrekeningen zijn dus niet in balans. Dit wordt opgelost wanneer het resultaat van het vorige boekjaar wordt verwerkt.

Het verwerken van het resultaat kan zo vaak als je wilt. Merk op dat alleen verwerkte boekingen worden meegenomen bij het verwerken van het resultaat. Als er na het verwerken van het resultaat nog boekingen op Winst & Verliesrekeningen in het oude boekjaar worden verwerkt, zal het resultaat dus opnieuw verwerkt moeten worden.

Het resultaat van de transactie die wordt aangemaakt bij het verwerken van het resultaat wordt altijd geboekt op de grootboekrekening die je ingeeft in het scherm Afsluiten WenV-rekeningen

De batchverwerking “Afsluiten Winst- en verliesrekening” brengt de saldi van de winst- en verliesrekening over naar een rekening in de balans en sluit de winsten verliesrekening. De batchverwerking afsluiten Winst- en verliesrekening maakt regels in een journaal die u vervolgens dient te boeken. U kunt de batchverwerking “Afsluiten Winst- en verliesrekening” meerdere keren gebruiken om de saldi van de winst- en verliesrekeningrekening over te dragen. Het kan bijvoorbeeld zijn dat u saldi moet overboeken wanneer de volgende posten in een afgesloten jaar worden geboekt.

Voordat u het afsluiten van de winst- en verliesrekening start is het handig om een specifieke Fin. Dagboekbatch aan te maken voor de Jaarafsluiting, Naam EINDEJAAR, let op de volgende instellingen:

• BTW-instellingen naar dagboekregels kopiëren: UIT  
• BTW-verschil toestaan: UIT 
• Salderingsbedrag voorstellen: (BC 18 en hoger) UIT  
• Foutcontrole op de achtergrond: (BC 18 en hoger) UIT  
• Kopiëren naar geboekte dagboek regels: (BC 18 en hoger) AAN

⇒ Via zoeken Afsluiten WenV-rekeningen

⇒Via zoeken Diversendagboek 

Procedure

1. Batchjob ‘Afsluiten WenV-rekening’

Nadat u het boekjaar heeft afgesloten kunt u de batchjob ‘Afsluiten WenV-rekening’ activeren. Met deze batchjob wordt een boeking in het opgegeven financiële dagboeksjabloon en financiële dagboekbatch diversedagboek (memoriaalboek) aangemaakt waarbij afhankelijk van de instelling “Boeken naar rekening voor ingehouden winst”

• Saldo: de saldi van de resultatenrekeningen worden tegengeboekt met als tegenrekening een balansrekening die is ingesteld in het veld ‘Resultaat lopend boekjaar’.
• Details: iedere individuele afsluitingspost krijgt als tegenrekening de balansrekening die is ingesteld in het veld ‘Resultaat lopend boekjaar’.

De posten krijgen altijd een ultimoboekingsdatum, deze ultimoboekingsdatum wordt toegekend aan de boekingsregels om de juiste saldi van de posten te behouden voor onder andere rapportages en analyses. U kunt de boeking apart per business unit of per dimensie genereren via de optie ‘Afsluiten per business unit’ of ‘Afsluiten per dimensie’.

2. Boeken van de gegenereerde memoriaalboeking

Voor het definitief doorboeken van de eindejaarsboeking bent u zelf verantwoordelijk. Tenzij u boekt in een afwijkende rapportagevaluta. Deze posten worden automatisch geboekt om afrondingsverschillen op de juiste manier te boeken.

Let op: Wijzig de datum voor de ultimodatums niet. De ultimodatum is een fictieve datum tussen de laatste dag van de oude boekingsperiode en de eerste dag van de nieuwe boekingsperiode. Wanneer u de boekingsdatum wijzigt, worden posten in een reguliere boekingsperiode gegenereerd

3. Controle

Sluit het diversendagboek en open het rekeningschema

Selecteer een resultatenrekening, om te controleren of de mutaties goed zijn verwerkt. Dubbelklik het bedrag in de mutatiekolom om de onderliggende posten te tonen. Je ziet dat alle boekingen van 2025 zijn tegen geboekt met de afsluitingspost van het diversendagboek.

Druk tevens het rapport “Boekjaarbalans” af voor een overzicht van de situatie over het boekjaar 2025.

Hulp nodig bij het uitvoeren van de jaarafsluiting?

Neem contact met ons op en we bespreken graag samen de mogelijkheden!