Optimalisatie van de klachtenprocedure: klanttevredenheid verhogen
In de hedendaagse bedrijfswereld is het cruciaal om klachten doeltreffend en efficiënt aan te pakken. Iedereen maakt wel eens fouten, maar de wijze waarop een organisatie op deze fouten reageert, kan het verschil betekenen tussen een tevreden en een ontevreden klant. In dit artikel verkennen we hoe ondernemingen hun klachtenprocedure kunnen finetunen om zo de klanttevredenheid te verhogen.
Wist je dat klanten negatieve ervaringen veel vaker delen dan positieve?
De meerwaarde van een doordachte klachtenprocedure
Een doeltreffende klachtenprocedure gaat veel verder dan enkel het oplossen van het probleem. Het biedt ondernemingen de gelegenheid om hun band met de klant te versterken en vertrouwen te winnen. Door klachten te beschouwen als opportuniteiten, kunnen bedrijven hun service verbeteren en tegelijkertijd de loyaliteit van hun klanten verhogen.
Klanttevredenheid begint bij het luisteren naar hun zorgen en het bieden van oplossingen die er echt toe doen.
Van klacht naar opportuniteit met Trade365 in Microsoft Business Central
Trade365, geïntegreerd in Microsoft Business Central (ERP) en aangeboden door GAC Business Solutions, voorziet bedrijven van de nodige instrumenten om hun klachtenprocedure te optimaliseren. Voor wie vertrouwd is met Dynamics 365 Business Central/Dynamics NAV, is het duidelijk dat de standaardprocedures niet volstaan voor een vlotte klachtenafhandeling. In tal van logistieke en productiecontexten wordt een klacht vaak omgezet in een verkoopretourorder. Eens het product echter terug is, begint het echte werk om een positieve klantervaring te realiseren. Dit houdt in:
• Nieuwe producten voorstellen in een offerte.
• Producten bestellen bij de leverancier.
• Service verlenen voor de reparatie van het product.
• (Een deel van) de factuur crediteren als compensatie.
• Tijdig patronen herkennen, zoals problemen met bepaalde productbatches.
• Alle relevante correspondentie bewaren in één dossier.
Klanttevredenheid verhogen: houd de controle
Om de controle over klachten te behouden, ontwikkelde GAC Business Solutions de RMA (Return Merchandize Authorization) module. Hiermee creëer je een centraal dossier waarin alle correspondentie zichtbaar is, bijlagen kunnen worden toegevoegd en afspraken over de tijdige afhandeling van de klacht worden vastgelegd. Dit staat in schril contrast met de standaardfunctionaliteit. Na ontvangst van de retour verlies je in een standaard ERP vaak het overzicht. Dankzij de RMA-module behoud je echter moeiteloos de controle.
Een doeltreffende klachtenprocedure is niet enkel gericht op probleemoplossing; het biedt bedrijven de kans om hun relatie met klanten te verdiepen en hun service te optimaliseren. Door te investeren in de juiste instrumenten, zoals Trade365 in Microsoft Business Central en de RMA-module, kunnen ondernemingen hun klanttevredenheid verhogen en zich onderscheiden in een competitieve markt.
Laat je vraag achter
GAC