Waarom change management altijd nodig is, zelfs als je het eerder niet nodig had

Waarom change management altijd nodig is, zelfs als je het eerder niet nodig had

In veel organisaties heerst de overtuiging dat change management niet altijd nodig is. “Bij het vorige project deden we geen change management en het is ook gelukt,” hoor je vaak. Hoewel dit in sommige gevallen waar kan zijn, is het essentieel om te begrijpen dat elk project uniek is en dat de behoefte aan change management afhankelijk is van de impact van de verandering.

Bij een ERP-implementatie, bijvoorbeeld, is deze impact vaak aanzienlijk en beïnvloedt het verschillende aspecten van je organisatie:

1. Software en systeem:

Denk aan de overgang van een on-premise omgeving naar de cloud, waarbij medewerkers voortaan in de browser werken in plaats van met lokale software. Deze transitie vereist niet alleen technische aanpassingen, maar ook een gedragsverandering bij medewerkers.

2. Werkmethodes:

Magazijnmedewerkers die gewend zijn aan werken met papier en pen, moeten nu overschakelen op scanners en digitale systemen. Dit betekent niet alleen een verandering in tools, maar ook in de manier waarop ze hun dagelijkse taken uitvoeren.

3. Organisatiestructuur:

Een verandering in de organisatiestructuur, zoals het opsplitsen van de inkoopafdeling in productbeheer en vendor management, kan leiden tot nieuwe verantwoordelijkheden en zelfs nieuwe leidinggevenden. Dit heeft directe gevolgen voor de workflows en de dynamiek binnen het team.

Hoe groter de impact van een project, hoe belangrijker de rol van gedegen change management. Change management helpt om deze veranderingen soepel te laten verlopen en zorgt ervoor dat je team de nieuwe systemen optimaal gebruikt. Het voorkomt verwarring en weerstand, en draagt bij aan een snellere en efficiëntere adoptie van nieuwe processen en technologieën.

Praktisch voorbeeld van ERP implementatie

Laten we eens kijken naar een concreet voorbeeld: een bedrijf implementeerde een nieuw ERP-systeem zonder change management. De medewerkers in het magazijn moesten van papier en pen overschakelen naar scanners. Omdat er geen begeleiding was in deze verandering, ontstond er veel weerstand. Medewerkers hadden moeite met de nieuwe werkwijze en het nieuwe systeem werd niet optimaal gebruikt, wat leidde tot inefficiënties en fouten. Dit had niet alleen een negatieve impact op de bedrijfsvoering, maar ook op de ROI van het ERP-systeem.

Met effectief change management had dit scenario er anders uitgezien. Door medewerkers te betrekken bij het veranderingsproces, hen te trainen en te ondersteunen, had de overgang naar het nieuwe systeem veel soepeler kunnen verlopen. Dit zou niet alleen de efficiëntie hebben verhoogd, maar ook de acceptatie en het vertrouwen van de medewerkers in het nieuwe systeem.

Conclusie: investeer in change management

Kortom, hoe meer impact een project heeft, hoe groter de behoefte aan gedegen change management. Het helpt om veranderingen soepel te laten verlopen en zorgt ervoor dat je team de nieuwe systemen optimaal gebruikt. Zonder effectief change management riskeer je weerstand, inefficiëntie en een lagere ROI.