De Digital Product Passport is meer dan een nieuw label op een product. Het is een gestructureerde verzameling data die per artikel beschikbaar moet zijn, digitaal opvraagbaar via een QR-code of NFC-chip en voldoend aan Europese normen. Voor groothandels en distributeurs die nu al worstelen met productdata-kwaliteit, is het zinvol om concreet te weten wat er straks verwacht wordt.
Wat zit er in een DPP?
De exacte vereisten worden per productcategorie uitgewerkt in gedelegeerde handelingen van de Europese Commissie. Die zijn nog niet allemaal gepubliceerd, maar de contouren zijn duidelijk. Een DPP bevat altijd een unieke product-identifier, vergelijkbaar met een serienummer gekoppeld aan de specifieke SKU of batch. Daarnaast bevat het informatie over de gebruikte materialen en grondstoffen, inclusief herkomst en aandeel gerecycled materiaal. De CO₂-uitstoot tijdens productie en transport moet gedocumenteerd zijn. Repareerbaarheid en recyclebaarheid worden vastgelegd, inclusief instructies voor het einde van de levensduur. En voor producten met gevaarlijke stoffen geldt een aparte documentatieplicht.
Dit is geen marketingdata. Het gaat om feitelijke, traceerbare productinformatie die door toezichthouders, inkopers en consumenten geraadpleegd kan worden. De data moet machine-leesbaar zijn, opgeslagen in een open formaat en beschikbaar via de EU-infrastructuur die momenteel ontwikkeld wordt.
Wat hebben de meeste groothandels nu?
Als we eerlijk zijn: niet genoeg. De meeste groothandels beschikken over een combinatie van basisproductdata in hun ERP zoals artikelnummer, beschrijving, prijs en voorraad, productdatasheets van leveranciers in PDF-format, foto’s en marketingomschrijvingen voor de webshop, en losse Excel-bestanden voor specifieke klanten of kanalen. Dat is voldoende om te verkopen. Het is niet voldoende voor DPP.
De specifieke informatie die DPP vereist, zoals materiaalsamenstelling, CO₂-voetafdruk en herkomst van onderdelen, zit in veel gevallen bij de leverancier, niet bij de groothandel. En leveranciers zijn gewend om productdata te delen in hun eigen format, op hun eigen moment, via hun eigen kanalen. Voor DPP moet dat anders: gestandaardiseerd, digitaal en per artikel beschikbaar.
Waar zitten de grootste gaten?
Op basis van gesprekken met groothandels in de Benelux zien we twee terugkerende uitdagingen.
Ten eerste ontbreekt materiaaldata vaak of is ze niet gestandaardiseerd. Leveranciers geven aan dat een product gemaakt is van staal of textiel, maar niet welk type, welke legering of welk percentage gerecycled materiaal. Net die mate van detail zal het Product Passport vereisen.
Ten tweede zit productdata verspreid over systemen die niet met elkaar praten. ERP bevat de basisdata, de webshop de marketingdata en leveranciers de technische informatie. Voor het Product Passport moet al die data per artikel samenkomen in één gecontroleerde omgeving. Dat is precies de rol van een Product Information Management‑systeem.
Hoe begin je met de voorbereiding?
De slimste aanpak is om groot te denken maar klein te starten. Bepaal welke productcategorieën in jouw assortiment het vroegst in scope komen en focus de eerste data-inventarisatie daarop. Breng per categorie in kaart welke DPP-velden je al kunt invullen vanuit bestaande bronnen en welke je moet ophalen bij leveranciers of via meting.
Gebruik die inventarisatie als basis voor gesprekken met je belangrijkste leveranciers. Vraag hen nu al welke data zij kunnen aanleveren en in welk format. Hoe eerder je die gesprekken voert, hoe meer tijd je hebt om afspraken te maken over datakwaliteit en aanlevering. Dat is geen kleine opgave, maar het is beheersbaar als je er vroeg mee begint.
Vanuit die basis kun je snel schalen. Een productgroep goed ingericht geeft je het template voor de rest van het assortiment. Zo groei je gecontroleerd naar DPP-readiness zonder alles tegelijk te hoeven aanpakken.
Wat levert het op buiten compliance?
Bedrijven die hun productdata op orde brengen voor DPP merken een interessante bijwerking: betere data voor alle andere doeleinden. Een webshop met completere productomschrijvingen converteert beter. Een verkoopteam met toegang tot actuele technische specs sluit sneller deals. Een inkoopafdeling die weet wat er precies in een product zit, kan beter inkopen en beter onderhandelen over duurzaamheidsvoorwaarden.
Zie de DPP-compliance niet als een extra last. Het is een aanleiding om iets te bouwen wat je als groothandel toch al nodig had: een betrouwbare, centrale bron van productdata. Wie dat ziet als een strategische investering in plaats van een administratieve verplichting, heeft straks een voorsprong die verder gaat dan regelgeving.
Ontdek onze whitepaper
GAC