ERP en Excel zijn gebouwd voor transacties, niet voor DPP

Veel bedrijven vertrouwen erop dat hun ERP de backbone is van hun productdata. En voor de dagelijkse operatie klopt dat. Maar als het gaat om de verplichtingen die de Digital Product Passport-wetgeving straks stelt, schieten zowel ERP als Excel tekort. Niet omdat het slechte systemen zijn, maar omdat ze gebouwd zijn voor iets anders.

Wat een ERP wel en niet doet

Een ERP-systeem is ontworpen om bedrijfsprocessen te beheren: inkoop, verkoop, logistiek, financiën, voorraad. Productdata in een ERP bestaat doorgaans uit het artikelnummer, de inkoopprijs, de verkoopprijs, de voorraadlocatie en een korte omschrijving. Dat is wat het systeem nodig heeft om transacties te verwerken.

Wat een ERP niet is: een systeem voor rijke, gestructureerde productinhoud. Materiaalsamenstelling per component, CO₂-voetafdruk per productiestap, herkomstcertificaten per grondstof, recyclinginstructies per eindproduct: dat soort data past niet in de datastructuur van een ERP. Het is er niet voor gebouwd en het schaalt er niet goed mee.

Waarom Excel een risico is bij DPP-audits

Excel heeft generaties lang dienst gedaan als tussenoplossing voor productdata die nergens anders paste. In de praktijk leidt dat tot een lappendeken van sheets die door verschillende mensen beheerd worden, zonder versiebeheer, zonder toegangscontrole en zonder garantie dat de data in sheet A overeenkomt met sheet B.

Voor DPP-compliance is dat een probleem. De wetgeving vereist dat data traceerbaar, actueel en auditeerbaar is. Een toezichthouder die een DPP opvraagt verwacht een consistente bron. Als jouw antwoord een combinatie is van drie Excel-bestanden, een PDF van de leverancier en een notitie in je ERP, heb je een probleem. Niet alleen juridisch, maar ook operationeel: die data is niet machine-leesbaar en kan niet automatisch doorgestuurd worden naar de EU-infrastructuur die DPP vereist.

Wat DPP-compliance technisch vereist

Een DPP moet digitaal opvraagbaar zijn via een gestandaardiseerde identifier, denk aan een QR-code gekoppeld aan een uniek product-ID. De data achter die identifier moet gestructureerd zijn, machine-leesbaar, opgeslagen in een open format en beschikbaar via systemen die voldoen aan de Europese interoperabiliteitseisen. Bovendien moet de data actueel zijn: als de samenstelling van een product wijzigt, moet het paspoort dat reflecteren.

Dat vereist een systeem dat productdata beheert als een levend geheel: bijgewerkt, gevalideerd, versiebeheerd en klaar om te distribueren naar de kanalen die er om vragen. Dat is geen ERP-functie. En het is geen Excel-functie. Het is precies wat een Product Information Management-systeem doet.

PIM als de ontbrekende laag

Een PIM-systeem is de laag tussen je ERP en je verkoopkanalen. Het ERP beheert de transactionele data: voorraad, prijzen, orders. Het PIM beheert de productinhoud: omschrijvingen, specificaties, afbeeldingen, technische data en straks ook DPP-attributen. Die twee systemen werken samen, maar doen elk hun eigen werk.

Voor een groothandel die al werkt met Microsoft Dynamics 365 is de stap naar een PIM kleiner dan het lijkt. Dynamics biedt een solide basis voor de transactionele kant. Een PIM voegt daar de gestructureerde productdata-laag aan toe. De integratie tussen beide is een bekend traject: data stroomt vanuit Dynamics naar het PIM, verrijkt met aanvullende informatie, en wordt van daaruit gedistribueerd naar webshops, marketplaces, handelspartners en straks ook het DPP-register.

Hoe begin je?

De eerste stap is niet gelijk een volledig PIM uitrollen. Begin met het in kaart brengen van welke productdata je nu hebt, waar die staat en waar de gaten zitten ten opzichte van wat DPP gaat vereisen. Dat geeft je een realistisch beeld van de omvang van de opgave.

Vanuit die analyse kun je bepalen welk systeem het beste aansluit bij jouw situatie, hoe de integratie met je bestaande Dynamics-omgeving eruitziet en welke productgroepen je als eerste aanpakt. Wie dat gestructureerd doet, heeft snel een werkende basis en kan van daaruit doorgroeien naar volledige DPP-readiness zonder alles tegelijk te moeten aanpakken.