DAM is een groothandel en distributeur in educatief en ecologisch speelgoed. Hun uitgebreide productassortiment vindt zijn weg naar klanten in de Benelux en Frankrijk, maar ook naar Spanje en Italië. Toen zij op zoek waren naar een oplossing om hun productinformatie te centraliseren en te verrijken, en deze informatie te integreren met hun ERP-gegevens, kwamen zij uit bij Perfion PIM en GAC.

We spreken Jens van Gestel, verantwoordelijk voor Operations binnen DAM. ‘Wij werken met het ERP-pakket Navision. Daar kun je veel mee, maar niet alles. Vooral op het gebied van data is Navision niet zo sterk. Dan moet je bijvoorbeeld denken aan productinformatie als kleur, maat, type… Daarom gingen we op een zeker moment op zoek naar een oplossing die ons kon helpen met het centraliseren van productinformatie, en het verrijken ervan. Dat deze informatie ook gekoppeld kon worden aan onze ERP-gegevens, was van minstens zo’n groot belang. Perfion was in die tijd een van de weinige aanbieders waar we snel bij terecht konden. We waren diret te spreken over de mogelijkheden.’

Waarom GAC

‘Toen we de gesprekken met Perfion opstarten, was GAC nog niet bij ons in beeld. Op een zeker moment ging Perfion echter met GAC samenwerken. Toen kwam de verbinding tot stand. Wij hadden meteen een goed gevoel bij GAC. Dat zat hem niet alleen in GAC’s uitgebreide ervaring met Product Information Management, maar ook in het aangename contact dat we met hun mensen hadden. Na die initiële gesprekken heeft het nog wel even geduurd voordat we de beslissing hebben genomen om met Perfion en GAC aan de slag te gaan. Zowel in tijd als budget was dit voor ons een grondige investering.’

De oplossing

De uitdaging was het creëren van een gecentraliseerd systeem waarin alle productinformatie beheerd kon worden, en het koppelen van dit systeem aan de bestaande NAV-omgeving. Daarnaast lag er een duidelijke behoefte om de productinformatie te verrijken met mediabestanden voor online, print en rapportagedoeleinden. Bovendien was het van belang om de bestaande productinformatie aan te vullen met relevante gegevens uit Navision, zoals prijslijsten en catalogi.

‘De eerste jaren hebben we met twee mensen de opbouw gedaan; pas daarna hebben we meer medewerkers bij de implementatie betrokken. Dat was een bewuste keuze. In het begin was het veel, en best ingewikkeld. Bovendien maak je fouten, want we deden ook veel zelf en alles is nieuw. Op het moment dat je veel data in het systeem hebt staan, wordt het leuk. Dan kun je rapporten gaan maken, data zien evalueren en echte stappen gaan zetten.’

Veel voordelen

‘Data kunnen verwerken, met als einddoel om meer te kunnen verkopen, is in grote lijnen het principe van elke groothandel.  Perfion vormt daarbij de basis van onze productinformatiebeheerprocessen. Ik denk dat we veel winst hebben geboekt op het gebied van nieuw ontwikkelde workflows en automatisering. Neem bijvoorbeeld onze prijslijsten. Vroeger moesten we de prijzen van ons assortiment deels handmatig uit onze database halen. Die database was gekoppeld aan Navision. Dat was best een gepuzzel. Nu is dit hele proces geautomatiseerd. Wijzigt een prijs of wordt er een nieuw product aan assortiment toegevoegd? Dan wordt dit allemaal automatisch verwerkt. Een ander leuk voorbeeld is dat we met veel parken en toeristische attracties in Frankijk werken, zoals een dinopark of een kasteel met ridders en draken. Als wij onze producten aan een bepaald thema weten te koppelen, kunnen we die klanten vervolgens heel precies passende producten presenteren. Je vinkt het thema dino’s aan, en met één druk op de knop komt het assortiment aan speelgoed aan dat daar naadloos bij aansluit in beeld.’

Eyecatchers

Binnen het traject zijn er bovendien een tweetal eyecatchers gerealiseerd. Een daarvan is de mogelijkheid om eigen productcertificaten te creëren. ‘Omdat wij ook producent van een eigen merk zijn, moeten we veiligheidstesten uitvoeren,’ aldus Jens. ‘Een testrapport bestaat uit diverse data en geeft aan dat het product aan de veiligheidsvoorwaarden voldoet. Zo’n testrapport moet om de twee jaar vernieuwd worden. Voorheen moesten we dat handmatig bijhouden. Dat was best een tijdrovend en foutgevoelig proces. Dit hele proces is nu geautomatiseerd. Daarnaast is het uploadproces van afbeeldingen semi-geautomatiseerd. We hebben 7500 producten in ons assortiment en werken samen met 50 leveranciers. De afbeeldingen van die producten krijgen we aangeleverd in verschillende formaten, bestandstypen, en dan zijn er nog kwaliteitsverschillen… Door dit proces (deels) te automatiseren is het voor ons eenvoudiger geworden om productinformatie te verrijken met de juiste afbeeldingen. We zijn er nog niet, maar het is al een enorme verbetering ten opzichte van hoe het was.’

Zelf meebouwen en aanpassen

Jens is zelf actief betrokken geweest bij het bouwen en aanpassen van Perfion. ‘‘Ik ben geen programmeur, maar ik heb wel veel kennis van databases en data in het algemeen. Tot op zekere hoogte kan ik zelf meebouwen, maar als het te complex wordt schuif ik het door naar GAC. Het feit dat je veel zaken zelf kan aanpassen, is voor ons vanaf het begin een belangrijke motivatie geweest om voor Perfion te kiezen. Het leuke is bovendien dat de mogelijkheden eindeloos zijn en dat je vrij bent om Perfion in te richten zoals je zelf wilt. Soms pas ik iets aan en is GAC nieuwsgierig waarom ik dat heb gedaan. Dan wisselen we ideeën uit. Of GAC vertelt ons over een oplossing die ze bij andere klanten hebben geïmplementeerd. Die kruisbestuiving is ontzettend leuk en leerzaam.’

De samenwerking met GAC

‘Bij GAC werken vakmensen die voeling hebben met hun klanten. Ze denken hard mee met de noden van de klant, luisteren goed naar je vragen en komen altijd met oplossingen. Als er vanuit onze kant suggesties voor verbeteringen zijn, staan ze bovendien altijd open om die vernieuwing in te passen. En hun meedenken gaat verder dan Perfion; GAC doet ook suggesties waar er elders geautomatiseerd kan worden. Wat ik zelf ook erg prettig vind, is dat het menselijke contact behouden blijft, ondanks dat GAC als organisatie flink gegroeid is. De oplossing die we in handen hebben en waar we met z’n allen hard aan hebben gewerkt, sluit mooi bij onze doelstellingen aan en biedt een stevig fundament voor de toekomst.’