'Van verschillende platformen naar werken op één platform'

Wereldwijd werken specialisten van FROMM Packaging doorlopend aan de productie van de best mogelijke producten, machines en materialen om te omsnoeren, omwikkelen, op te vullen en te beschermen. FROMM Nederland onderhoudt een uitgebreide voorraad van apparaten, machines, verbruiksartikelen en reserveonderdelen en biedt zeer gunstige onderhoudscontracten aan. In hun werkwijze waren ze afhankelijk van verschillende platformen: NAV bij Microsoft/GAC, CRM bij Superoffice maar ook losse projectenmodules. Inmiddels is dit verleden tijd; FROMM heeft met GAC de stap naar de cloud gemaakt middels Business Central SaaS en CRM.

“We begonnen in te zien dat we de toegevoegde waarde misten door het werken met al die verschillende platformen,” vertelt Freek van Kooten, financieel directeur van FROMM. “Dat werd ons vooral duidelijk door het bezoeken van GAC-klantendagen en het volgen van webinars/demonstraties. Een voorbeeld: onze mensen die met Superoffice werkten haddden geen toegang tot NAV. Dat resulteerde in veel vragen en onduidelijkheden, maar gaf ook problemen bij het maken van overzichten en rapportages. Al die data uit verschillende systemen handelen en bundelen kost bovendien veel tijd. Door de overstap naar het Dynamics 365 platform zijn we afhankelijk van één platform en staat onze database in de cloud. Op deze manier kunnen we slimmer en efficiënter werken middels standaard software.”

Hoge verwachtingen

FROMM is sinds begin 2021 live. “We hebben hoge verwachtingen,” vervolgt Freek. “We hopen op een hoge mate van transparantie en tijdsbesparing, zodat we echt een efficiencyslag gaan maken. Een voorbeeld: in de nieuwe situatie kan een vertegenwoordiger via Power BI zien in welke gebieden hij veel omzet draait, en waar dat beduidend minder is. Dat is waardevolle info. Ook verwachten we een beter voorraadbeheer; de forecasting van Navision was beperkt. Daarnaast zorgt de koppeling tussen ons CRM- en ERP-systeem er onder meer voor dat onze gebruikers hun klanten en omzetmarge veel beter kunnen managen. En dan is er nog de integratie met alle 365 apps. Production365 is even een investering, maar zal op de lange termijn voor besparing zorgen. Zo hoeven we niet meer om te kijken naar onze server en zijn bijbehorende serverkosten verleden tijd. Tot slot: we zitten nu helemaal op de standaard, waardoor we veel minder onderhoud hebben en aanpassingen hoeven te doen. Een prettige gedachte.”

De samenwerking met GAC

“We werken inmiddels zo’n 15 jaar met GAC samen. Ik heb voor dit traject ook gekeken naar en gepraat met andere partijen, maar GAC heeft ons wederom overtuigd om met hen in zee te gaan. Vooralsnog verloopt het traject prettig en ben ik tevreden. GAC is niet alleen sterk in de techniek, maar kijkt ook goed naar de toepasbaarheid van software binnen onze organisatie. Daarin zit absoluut hun toegevoegde waarde. We varen op hun adviezen en aantoonbare ervaring.”

Over naar de cloud

FROMM’s CRM- en ERP-systeem zit in de cloud. “Ik ben groot voorstander van die manier van werken,” verklaart Van Kooten. “Het is jammer dat het in ons geval niet mogelijk is om volledig naar de cloud te gaan, omdat wij data als telefonie- en personeelsdossiers buiten ons CRM-systeem opslaan. Maar die scheiding zul je altijd wel ergens hebben. Het was een uitdaging of we de timings zouden halen. We hadden gekozen voor een korte doorlooptijd en we hebben een strakke fte-huishouding. Dit mocht niet ten koste gaan van de kwaliteit. We zijn blij dat we de deadline gehaald hebben.”