'Van NAV2009 naar Business Central’s cloudversie'

Een familiebedrijf vol medewerkers met passie voor de bouw, veel technische kennis en vakmanschap: dat is Kiwitz. Sinds 1964 bedienen zij de Nederlandse bouwmarkt met uiteenlopende systemen, diensten en producten: van specialistische bouwstoffen tot vloersystemen en beton- en morteltechnologie. Dit jaar hebben zij de overstap gemaakt van NAV2009 naar Business Central, Trade365 en Sana.

“Sinds 2010 zijn wij klant bij GAC,” vertelt Raymond Reusen, verantwoordelijk voor de in- en verkoop binnendienst bij Kiwitz en voor dit project de kerngebruiker van het nieuwe pakket en de contactpersoon richting GAC. We spreken hem samen met Marco Koolmees, business controller, over de implementatie van Business Central. “Al jaren werkten wij met NAV2009. In 2015 was de service op het pakket verlopen. Als er zich dan problemen voordoen kan Microsoft je niet meer helpen. Bovenal hadden we aanvullende wensen die niet in NAV2009 zaten. Hadden we die moeten laten bouwen, dan had het misschien gewerkt maar loop je altijd risico’s. Wij hebben toen de afweging gemaakt om een implementatie naar het nieuwste pakket te doen. Tijdens gesprekken met GAC werd duidelijk dat dat was wat we nodig hadden.”

De oplossing
“We hebben gekozen voor Business Central SaaS, op 1 januari zijn we live gegaan. Daarnaast hebben we de webshop geïntegreerd middels Sana. De grootste uitdaging was dat de business op 1 januari, de datum van livegang, gewoon zou doorlopen. Dat het logistieke proces er niet onder zou leiden en orders in het nieuwe systeem correct verwerkt konden worden. Dat is bijzonder goed gelukt. GAC heeft daar een grote bijdrage aan geleverd.”

Een proces dat staat als een huis
“Wat wij echt mooi vonden aan dit project is het proces dat GAC verzorgt. Je begint met een POC-fase, dan ga je een testfase in, vervolgens richt je de live-omgeving in en dan ga je live. Die voorbereiding biedt veel houvast en is cruciaal voor een goede livegang. Dit proces staat als een huis.”

De voordelen van Business Central SaaS
“Het grote voordeel is dat we met Business Central altijd up-to-date zullen zijn. Bovendien zorgen de aanvullende toepassingen voor tijdwinst. Zo kunnen we nu onze papierstroom volledig digitaliseren dankzij Document Capture, waarbij inkoopfacturen handmatig worden verwerkt en opgeslagen. Ook het betalingsproces wordt gedigitaliseerd, net als boekingen van transport. En dan is er nog een groot voordeel: de integratie met onze webshop. Je merkt dat de communicatie tussen Business Central en Sana heel goed loopt. Dankzij de een-op-een koppeling is iedere aanpassing die we in Business Central doen als het gaat om klanten, prijzen, artikelen en voorraad zichtbaar in de webshop. Daarnaast kunnen klanten in hun eigen portaal bestellingen doen, de status ervan zien en facturen terugkijken. De communicatie tussen ons en onze klanten is hierdoor een stuk makkelijker geworden.” Kiwitz heeft door de stap naar Business Central SaaS veel handelingen kunnen automatiseren en processen slimmer kunnen inrichten.

Waarom GAC
“GAC is een strak georganiseerde organisatie. Ze zijn betrouwbaar en zeer kundig en ervaren op het gebied van Navision en Business Central. We waren tevreden over Dynamics en hebben niet eens overwogen om te werken met een ander pakket en een andere partij. Daarnaast is het voor ons een meerwaarde dat GAC Sana aanbiedt. Een kritische noot is dat GAC’s kennis en kunde van Sana nog niet zo sterk is als die van Business Central, maar ik weet zeker dat ze daar aan werken.”

Werken in de cloud
“Cloud is de toekomst, daarom hebben we gekozen voor de SaaS-versie. Op dit moment zijn we druk bezig met het optimaliseren van de volledige ERP oplossing, waarbij we ons vooral richten op de performance in de cloud. Op dit moment laat die nog te wensen over. Het is lastig om direct te achterhalen waar dat aan ligt, maar GAC ondersteunt ons hierbij. Uiteindelijk willen we ook met onze webshop over naar de cloudoplossing van Sana. Het altijd up-to-date zijn is een groot voordeel en zeker ook onze wens voor wat betreft de webshop.”