Lamett is specialist in hoogwaardige vloerproducten, met een sterke focus op innovatieve houten parket- en vinylvloeren. Van particuliere klanten met een nieuwe woning tot grootschalige projecten in hotels en voetbalstadia: Lamett bedient een breed scala aan klanten en biedt altijd een passende vloeroplossing. In hun zoektocht naar een toekomstbestendig PIM-systeem om hun enorme hoeveelheid productinfo te centraliseren kwam GAC in beeld.

We spreken Arthur Desfossez, Digital Marketing Manager bij Lamett. ‘Ons gamma aan vloeren is behoorlijk uitgebreid. Dat brengt een grote hoeveelheid productdata met zich mee. Die data stond verspreid over verschillende plekken: servers, onze website, ons ERP-systeem en zelfs op individuele computers. Er ging zo veel tijd en energie verloren aan het beheren van die data, dat de behoefte aan centralisatie steeds urgenter werd. We zijn op zoek gegaan naar een vijftal spelers, want zoiets beslis je niet één twee drie. Uiteindelijk hebben we drie partijen uitgenodigd om een presentatie te geven.’

In zee met GAC

‘Vanaf het moment dat GAC bij ons binnenkwam, voelden we een klik. Bij andere spelers werd veel opgehemeld en zou er binnen een dag van alles mogelijk zijn, maar GAC was vooral eerlijk, transparant en overtuigend op een rustige manier. Dat gaf ons vertrouwen. Het feit dat ze bij ons in de buurt zitten, was een andere plus. We willen onze software-partner graag fysiek kunnen zien. Ook wilden we graag in house programmeren om zo snel te kunnen blijven schakelen. We staan bekend om onze klantgerichtheid en korte lijntjes. Snel op de bal blijven spelen was belangrijk. Zo kozen we al snel voor GAC, en voor de oplossing Perfion. In dit PIM-systeem zagen we een programma waarin alles zat wat we nodig hadden. Niet te uitgebreid, degelijk en passend bij onze behoefte. Daarnaast sprak de ingebouwde DAM-functionaliteit ons erg aan.’

Terugblik op de implementatie

‘We hebben Perfion gekoppeld aan ons ERP-systeem Exact en aan onze website. Alles verloopt nu via Perfion, vanuit daar vloeit alles door. Sinds kort zijn we live. Ik kan niet anders dan positief op het implementatietraject terugblikken. Onze consultants bij GAC hebben ons in elke stap heel goed begeleid. Ze dachten altijd met ons mee, luisterden goed naar onze wensen en gingen stap voor stap vooruit. Soms waren we intern overtuigd om zaken op een bepaalde manier aan te vliegen maar kozen we uiteindelijk toch voor een andere weg, in lijn met het advies van GAC. Het bleek keer op keer de meest logische. Ja, er zijn enkele tegenslagen geweest, maar die stonden helemaal los van GAC’s kennis en kunde. Het is ook leuk om te merken dat iedereen er graag mee wil werken, eigenlijk al vanaf dag één.’

Enorme tijdswinst – en meer

‘Zaken waar we vroeger op vastliepen, hebben we nu geëlimineerd. Dat levert ons enorme tijdswinst op én ruimte om te groeien als bedrijf.’ Waar productinformatie voorheen handmatig werd beheerd in Excel en verspreid stond over verschillende systemen, werken we nu vanuit één centrale database. Vroeger moesten we elk artikel binnen Exact afzonderlijk aanpassen, vaak zelfs per kleur. In Perfion werken we op collectie- en subcollectieniveau. Een collectie met vier kleuren hoef je niet langer vier keer apart aan te maken; je wijst data centraal toe. Ook het aanmaken van productlijsten, technische datasheets en offertes is sterk vereenvoudigd. Technische fiches die eerder per taal apart moesten worden opgemaakt, genereren we nu in één keer in elf talen. Pas je één gegeven aan in Perfion, dan wordt alles automatisch doorgevoerd, inclusief vertalingen. Wat ons vroeger vijf tot zes uur kostte, doen we nu in een handomdraai. Die efficiëntieslag heeft bovendien directe impact op schaalbaarheid en foutreductie.’

Een sterke samenwerking

‘Het karakter van onze mensen past bij dat van GAC. Het is echt een match. De communicatie is goed en hun vlotte manier van werken maakt dat je voorspoedig opschuift in zo’n groot project. Er is weinig vervelender dan niet door kunnen omdat er zaken blijven liggen. Stel je GAC een vraag, dan weet je dat je rap antwoord terug krijgt. Zelfs als je een agendapunt ter reminder op de mail zet om later live te bespreken, krijg je info of context waarmee je verder kan. Wat ik verder prettig vind, is GAC’s eerlijkheid en ruimdenkendheid. Als iets via PIM ingeregeld kan worden maar het goedkoper is om dat op een andere manier zelf op te pakken, zullen ze dat aangeven. Bovendien zeggen ze waar het op staat, zonder dat ze hun mening doordrijven. Voordat we met elkaar in zee gingen, heb ik referenties opgevraagd. De personen die ik sprak waren beide heel positief, ze hadden geen enkele negatieve punten.’ Lachend: ‘Ik zit helemaal op dezelfde lijn.’

Onderschat je tijd én je hoeveelheid data niet

‘We wisten dat het een giga project zou worden. Toch was de tijdsbesteding nog groter dan verwacht. Als je voor een traject als dit een fulltime iemand kan vrijmaken, zou ik bedrijven zeker aanraden dat te doen. Is dit geen optie, zet er dan in ieder geval een dedicate collega op die voldoende tijd heeft. Verder was het voor ons een hele uitdaging om alle productinfo in het systeem te krijgen. Je moet het zo zien dat je een gigantisch leeg Excel-bestand krijgt dat je volledig moet invullen. Telkens wanneer je dat doet, duurt dat nét wat langer dan verwacht. Je ziet dan namelijk waar entry’s beter of scherper kunnen. Het effect levert je wel wat op, dat zeer zeker, want je bent aan de lopende band bezig om je data te verbeteren. Ik denk dat we al met al trots mogen zijn dat het ons is gelukt om in een jaar tijd een nieuw PIM-systeem up and running te krijgen.’

Verdere digitalisering

‘De basis die we met Perfion hebben gelegd, vormt het startpunt voor verdere digitalisering. We zijn nu bezig met een volledige koppeling naar onze website zodat productdata volledig automatisch en foutloos wordt doorgezet. Ook richting CRM zetten we stappen om productdata te synchroniseren en eenvoudiger te delen. Alles vertrekt nu vanuit één bron en dat maakt een wereld van verschil. Ondertussen zijn we met GAC aan het kijken hoe we AI in onze business kunnen integreren buiten Perfion om. Zo zijn we onder meer bezig met het creëren van een AI-chatbot die tweeledige vragen van klanten op kan pakken.We zien in GAC ook onze partner voor AI. Als je tevreden bent over een samenwerking, waarom zou je die samenwerking dan niet uitbreiden? Het is ook nog eens zoveel handiger dan schakelen met verschillende partners.’