Stagobel

Stagobel is exclusief distributeur van hoogwaardige elektro- en elektrotechnische installatiematerialen voor de Belgische markt. In bijna vijf decennia heeft het bedrijf een sterke positie opgebouwd dankzij hun service, kwaliteit en diepgaande productexpertise. Toen hun vaste softwarepartner de ondersteuning stopzette, stond Stagobel voor een belangrijk kantelpunt: de bedrijfsprocessen opnieuw inrichten en maximaal digitaliseren.

Karel Dewulf, bestuurder bij Stagobel, was nauw bij dit proces betrokken. ‘We waren gedwongen om uit te kijken naar andere systemen en platformen. We hebben het project meteen omarmd en de sprong vooruit gewaagd, gemotiveerd om onze administratieve bedrijfsprocessen maximaal te digitaliseren. Omdat we dit niet alleen konden, hebben we allereerst een partner in de hand genomen die onze bedrijfsprocessen onder de loep heeft genomen. Vervolgens kregen we een shortlist gepresenteerd van softwarepakketten die goed zouden aansluiten. Uiteindelijk is de keuze gevallen op de Business Central oplossing van Microsoft.’

Betrokkenheid, expertise en positieve referenties

‘In GAC zagen we een betrokken partij met veel ervaring met ERP-oplossingen in groothandel, gecombineerd met PIM-expertise. We vielen niet voor een verkooppraatje, maar voor hun betrokkenheid. Ze dachten goed met ons en onze manier van werken mee. Ook referenties bevestigden dat GAC een waardevolle partner was, en zo sprongen we samen met hen in het diepe.’

Terugblik op de implementatie

‘Sinds vandaag zijn we live. Het lijkt allemaal goed te lopen. We kunnen picken, factureren, offertes maken… we zijn vertrokken. De implementatie van een nieuw ERP-pakket is niet evident. Zo’n 30 jaar hebben we op een bepaalde manier gewerkt, waarbij onze processen waren aangepast op de software van toen, en vice versa. We hebben onze manier van werken moeten aanpassen. Dat ging met vallen en opstaan. Terugkijkend denk ik dat het goed is geweest dat we een aantal key-users vroegtijdig in dit traject hebben betrokken. Zij hebben mee kunnen denken en hun voorkeuren kunnen uitspreken. Daardoor hebben zij een nieuwe manier van werken ook makkelijker over weten te brengen naar collega’s. Natuurlijk speelt het opleiden van alle gebruikers in een traject als deze ook een belangrijke rol, zodat ze vertrouwd raken met de nieuwe omgeving. We hebben onze mensen al met al zonder veel weerstand meegekregen in het nieuwe verhaal.’

Uitdagingen

‘Stagobel werkt grotendeels projectmatig, met per werf specifieke prijsafspraken. Zo kan een klant gelijktijdig meerdere projecten afnemen, elk met een eigen aankoop- en verkoopprijs. Deze werkwijze sluit niet standaard aan op ERP-oplossingen zoals Business Central, maar afwijken van deze manier van werken was geen optie. Dit vroeg om een doordachte balans van standaardoplossingen en gericht maatwerk. Verder leveren wij via groothandels, terwijl prijsafspraken vaak worden gemaakt met de eindklant. Dit zorgt voor een complexe prijsstructuur waarbij standaardprijzen en projectspecifieke afspraken naast elkaar bestaan. Het correct verwerken en verrekenen van deze afspraken, onder andere via creditnota’s, moest werkbaar en overzichtelijk blijven. Een uitdaging, maar het is ons gelukt. Tot slot was het een behoorlijke klus om ons CRM-pakket, een eigen ontwikkelde software-applicatie, te koppelen met Business Central. Ook dit hebben we verwezenlijkt waardoor we opvolgingprojectopvolging, rapportering en prijsbepaling nu centraal beheren en maximale controle over die data hebben.’

Een veelbelovend begin

‘De eerste resultaten zien er veelbelovend uit en alle oplossingen zijn naadloos in de Microsoft-omgeving geïntegreerd. We zetten nu een grote stap vooruit op het gebied van rapportering en overzichten. Een andere grote verandering is dat alle binnenkomende facturen volledig digitaal verwerkt worden. Voorheen gebeurde dat nog met de hand. Dit levert veel minder fouten op, en natuurlijk een veel snellere verwerking van de facturen. Verder hadden we nog geen PIM. Dat had zijn beperkingen. Nu we zijn overgeschakeld, gaan we mee met de allerlaatste data-verzamelingen. Hierdoor kunnen we onze klanten, en dan heb ik het over de groothandels, op een correcte manier data aanleveren. Die data is heel complex en uitgebreid, dus hier zit enorme tijdswinst. Ander voordeel is dat we hierdoor een mooiere positie op hun websites krijgen.’

GAC’s meerwaarde

‘We hebben bewust gekozen voor een partij die al vele jaren op de teller heeft staan. Die ervaring heeft bijgedragen aan onze succesvol verlopen migratie. Ook ben ik te spreken over GAC’s projectmanagement. De projectmanager hield ten alle tijde een vinger aan de pols en heeft zeer goed het overzicht behouden.

Voor dit traject hebben we een jaar uitgetrokken. Vooraf denk je: een jaar? Maar een jaar is zo voorbij. De projectmanager hield de timings strak in de gaten en overzag de consequenties van onze vragen goed. Ook heeft GAC af en toe op de rem gestaan en ons gedwongen bepaalde processen aan te passen om zo binnen de standaard te blijven. Ze zijn beducht om zomaar met maatwerk te starten. Dat kritische meedenken en streven om voor een standaardoplossing te gaan is erg waardevol. Feit is dat we een krachtige tool hebben geïmplementeerd. De basisprocessen lopen. Nu is het zaak om het maximale uit de oplossingen te halen. We staan aan het begin van een grote verandering. Ik kijk uit naar wat de toekomst ons zal brengen.’

Advies voor organisaties

Tot slot zijn we benieuwd of Karel nog een advies heeft voor bedrijven die een soortgelijk traject overwegen in te stappen. Dat heeft hij zeker. ‘Onderschat het belang van een goede voorbereiding niet. Neem voldoende tijd om de processen die kenmerkend zijn voor je bedrijf onder de loep nemen voordat je van start gaat. Zorg dat je interpretatieverschillen of veronderstellingen uitsluit en neem voldoende tijd om zeker te zijn dat je elkaar over en weer begrijpt. Hoe beter je deze processen doorloopt, hoe dichter je ook bij de ingeschatte kosten zal blijven. Tot slot: wijs key users aan en betrek ze op tijd. Hoe meer zij met het nieuwe systeem bezig kunnen zijn, hoe meer tijd je achteraf zal besparen.’