'De Digitale Transformatie bij Vespo BV verwezenlijken'

“Waarom koopt een klant altijd maar één kleur of maat in? Bel hem op en vraag wat er speelt. Dat is een persoonlijke aanpak. De Digitale Transformatie geeft ons de tijd om klanten proactief te benaderen. En het helpt ons om onze eigen data goed te benutten.” Marc Camerling is Operations Director bij Vespo BV. Deze groothandel in huishoudtextiel en bedrijfskleding gebruikte de digitale transformatie onder meer om extra tijd voor klanten te krijgen.

Vespo BV is een familiebedrijf dat in de jaren ’60 door Joop Veelenturf is opgezet. Een foto van de kleine textielbeurs waarmee het begonnen is, siert de hal van het onlangs volledig vernieuwde bedrijfspand. Vespo heeft inmiddels honderd medewerkers die zich bezighouden met de in- en verkoop van huishoudtextiel en bedrijfskleding. Marc: “Wij hebben een eigen collectie onder de merknamen Walra en Santino. Daarnaast beheren we klantcollecties. Ook maken wij voor zowel de kleding als huishoudtextiel specials. Dat zijn custom made private labels voor klanten.”

Her-implementatie van Microsoft Dynamics NAV
De textiel van Vespo BV komt van over de hele wereld naar Nederland. Marc: “Wij hebben inkoopkantoren in de landen waar wij het grote volume halen: Bangladesh, Pakistan, India en China. Maar we kopen ook textiel in landen als Portugal en Turkije.” Alle producten komen aan in de haven van Rotterdam. Van daaruit gaan ze naar externe magazijnen of worden ze opgeslagen in het 11.000 vierkante meters grote magazijn in Eindhoven. Vanuit die magazijnen wordt de textiel verpakt en verstuurd naar bedrijven in Nederland, België en Duitsland. Als Operations Director is Marc verantwoordelijk voor de gehele operatie van Vespo BV. “Mijn vakgebieden zijn logistiek en de supply chain in zijn algeheel, de verkoop binnendienst en ICT.” Vanuit zijn rol heeft hij zich ingezet om de Digitale Transformatie bij Vespo te verwezenlijken. Dat begon met een her-implementatie van Microsoft Dynamics NAV.

De primaire processen van een groothandel met Dynamics NAV ondersteunen
Voor de her-implementatie maakte Vespo BV gebruik van een toepassing die specifiek voor de modebranche werd ontwikkeld. Dat sloot niet goed aan bij de processen van Vespo. Marc: “Wij hadden een artikelmatrix voor zaken als kleur en maat laten maken om order entry te vereenvoudigen. Verder zat er een soort projectmanagement in om te komen tot collecties. Dat doen we wel, maar niet in die mate dat we daar echt ondersteuning voor nodig hadden. Bij ons zijn de primaire processen van de groothandel veel belangrijker. Wij kopen iets in, ontvangen het, slaan het op, breken waar nodig de bulk, sturen het naar de klant en factureren. Dat zijn de taken die Dynamics NAV moet ondersteunen. Alle andere dingen zijn bijzaak.”

Dynamics NAV implementatie voor groothandels
Vespo BV koos GAC voor uitvoering van de her-implementatie. Daar waren twee redenen voor. Marc: “Wij zochten een partner die Dynamics NAV voor de groothandel kon implementeren in plaats van voor de retail/fashion. Dat was heel belangrijk. GAC heeft een Dynamics NAV oplossing die specifiek op groothandels geënt is. Daar kwam als tweede reden bij dat zij ‘Brabantse buren’ zijn. Ze zitten heel dichtbij en dat maakt het makkelijk om snel te schakelen. Korte lijnen en de juiste oplossing. Dat gaf de doorslag die tot deze samenwerking leidde.”

Transportordermanagement geeft beheer over de hele logistieke stroom
De her-implementatie, die in 2016 live ging, had overkoepelend een optimalisatie van de organisatie tot doel. De financiële constructie van Vespo BV, het intercompany verkeer en diverse boekhoudingen zijn allemaal ineen geschoven. Marc: “Dat geeft een basis waarop we veel makkelijker nieuwe dingen kunnen toevoegen. We hebben bijvoorbeeld transportordermanagement toegevoegd. Dat brengt enorme efficiency met zich mee. Zonder maatwerk zijn alle koeriersdiensten via één module aan ons systeem gekoppeld. We communiceren nu direct met de vervoerders en die sturen automatisch labels terug. Daarmee hebben we beheer over de hele logistieke stroom.”

Slim gebruik van bestaande gereedschappen
Binnen de Digitale Transformatie zijn innovatie en experimenteren belangrijke sleutelwoorden. Dat kan bijvoorbeeld door slim gebruik van bestaande gereedschappen. Marc: “Wij gebruiken Document Capture van GAC. In eerste instantie is dat ingezet om inkomende facturen automatisch te verwerken. Maar wij gebruiken Document Capture nog efficiënter voor een andere tak van sport. Veel klanten sturen ons een pdf met een order. Die tikten wij handmatig over. Maar order entry is niet van deze tijd. Met Document Capture kunnen wij gewoon al die orders automatisch inlezen. De tijdsbesparing gebruiken wij voor de klant. Daarmee bouw je een goede reputatie op en schep je een mooie band voor de lange termijn.”

Een kritische evaluatie van de processen
Om het maximum uit de Digitale Transformatie te halen, is een kritische evaluatie van de processen noodzakelijk. Marc: “Dit is een nieuw tijdperk en daar moeten wij snel op inhaken. Bepaalde primaire processen moeten wij uitbannen of automatiseren, andere processen juist weer optuigen. Wij moeten de data in ons systeem gebruiken om de klant proactief te benaderen. Dat vraagt om tools waarmee je gesegmenteerd kunt mailen, en om goede klantrapportages. Laat het systeem je informeren dat een klant altijd het één maar nooit het andere koopt. Daar kun je actie op nemen. De Digitale Transformatie helpt daarbij én zorgt dat je de capaciteit krijgt om maximale aandacht aan de klant te schenken.”

Investeren in marketing
Om klanten te bereiken is een nieuwe marketingafdeling nodig. Marc: “We zijn bezig een marketingafdeling op te tuigen die Vespo-breed gaat uitdragen wat we kunnen. Vespo BV heeft als merk branding nodig. Wij zijn een totaaloplossing met mooie producten en dito merken. Ook hebben we licenties voor onder meer de Efteling, Smurfen en Woezel en Pip. Ik zie veel toegevoegde waarde in een marketingafdeling. We hebben een nieuwe website en webshops nodig en moeten meer met e-mail-marketing en social media gaan doen. Door in marketing te investeren kunnen we over de hele breedte acteren.

Een sterke band met partners opbouwen
Modern ondernemen vraagt om specialisatie en duurzame samenwerking. Marc: “Onze kracht zit in het in- en verkopen van textiel. De tijd van alles zelf doen en die van maatwerk is voorbij. Ik zoek daarom sterke partners die mij proactief informeren. Ik sta open voor nieuwe ontwikkelingen. Als er updates komen of nieuwe releases zijn, verwacht ik dat mijn partners kunnen vertellen of ik het nodig heb. Andersom wil ik er ook met mijn vragen terecht kunnen. Met partners kunnen sparren is super-belangrijk. Op die manier bouw je een sterke band op. Die wisselwerking ligt keten-breed. Wat ik van mijn partners verwacht, verwachten mijn klanten van mij. Dat is de kern van de Digitale Transformatie.”

Binnen vijf jaar verdubbelen
Vespo BV heeft grote toekomstplannen. Marc: “Wij zijn een ambitieuze club en hebben uitgesproken dat wij binnen vijf jaar gaan verdubbelen. Wij willen groei in Walra, Santino en de specials. Dat gaan wij bereiken door nieuwe afzetmarkten aan te boren in de Benelux en met name door internationale expansie. Wij zijn daarom druk bezig om in Duitsland voet aan de grond te krijgen. Wij gaan daar hetzelfde concept uitrollen dat wij vandaag de dag in Nederland hebben.”