De behoefte aan het efficiënt beheren en publiceren van productgegevens bestond binnen Kebony al geruime tijd. Perfion bleek de best passende oplossing om aan die behoefte te voldoen. Het ontbrak Kebony alleen nog aan een partner die hen daarin optimaal kon faciliteren en ondersteunen.

Kebony produceert en levert wereldwijd duurzaam hout dat bestand is tegen de tand des tijds. Zij leveren hun producten vooral aan distributeurs binnen de houtsector, maar ook aan andere stakeholders zoals architecten, aannemers, wholesalers en de publieke sector. Rinaldo Beck, Global Head of IT binnen Kebony, vertelt over het traject dat zij met GAC zijn ingestapt en wat dit hen als organisatie tot nog toe heeft opgeleverd.

Zoeken naar de juiste partner

‘Perfion is een krachtige en flexibele PIM-oplossing die productinformatieprocessen stroomlijnt. Dit is vooral waardevol wanneer je werkt met diverse producten met specifieke eigenschappen, zoals in onze business. Voordat ik hier begon, was daarom al gekozen voor Perfion. De initiële aanschaf werd intern echter niet positief beoordeeld. Toen ik de situatie onderzocht, ontdekte ik dat de gebruiksvriendelijkheid van de setup te wensen overliet en dat de configuratie niet aansloot bij onze behoeften. Dit kwam deels door de implementatiepartner, die niet de juiste methodologie had gehanteerd. Veel eindgebruikers waren onvoldoende geïnformeerd en de interne kennis van Perfion was minimaal. Bovendien waren enkele betrokken medewerkers inmiddels vertrokken.

Na grondig onderzoek concludeerde ik dat Perfion nog steeds de juiste tool was voor onze organisatie. We besloten het systeem een tweede kans te geven, maar dit keer met een nieuwe partner die over de juiste expertise beschikte. Via collega’s in de branche kwam ik bij GAC terecht. Zij spraken zeer positief over GAC, en al snel deelde ik dat enthousiasme.’

Terug naar de basis

‘Na het uitvoeren van een proof of concept (POC), waarvan de uitkomst zeer positief was, zijn we met GAC aan de slag gegaan. Het uitgangspunt van de implementatie was niet IT-gedreven, maar voorzien in de behoefte vanuit de business om productinformatiebeheer te verbeteren en optimaliseren. Het doel: de kwaliteit van de gegevens verbeteren en efficiëntie in bedrijfsprocessen verhogen, onder andere door de integratie met andere platformen zoals het ERP-systeem, het DWH en onze website. We zijn teruggegaan naar de basis en hebben Perfion echt opnieuw opgezet. Hierdoor is het systeem nu volledig afgestemd op onze huidige en toekomstige behoeften, en ben ik als key-user goed toegerust om Perfion effectief te beheren en te gebruiken.’

De ervaring met Perfion tot nu toe

‘Momenteel gebruiken we Perfion om onze verkoopproducten te registreren. Binnenkort zullen we ook onze grondstoffen en chemische materialen toevoegen. Op de lange termijn willen we zelfs maatwerkproducten opnemen. Daarnaast gebruiken we Perfion voor het aanmaken van technische fiches en kwaliteitsdocumenten, die regelmatig worden bijgewerkt. Voorheen deden we dit in Excel, wat tijdrovend en foutgevoelig was.

Een van de grootste voordelen van Perfion is dat we nu data van hoge kwaliteit kunnen leveren die altijd up-to-date is. Dit verbetert de klantervaring aanzienlijk, bijvoorbeeld voor architecten. We kunnen hen nu mooie productsheets aanbieden met accurate technische informatie. Ook de tijdwinst is enorm. Zo moesten we recent voor de lancering van een nieuw product 800 SKU’s aanmaken en omzetten in technische fiches. Als we dit handmatig hadden gedaan, had het ons 15 minuten per fiche gekost. Met Perfion was dit in slechts één klik geregeld.

Bovendien zijn onze processen voor productbeheer nu gestroomlijnd: van de aanvraag van een nieuw product tot de uitfasering ervan. Dit zorgt voor meer stabiliteit en een betere beheersbaarheid. Ook kunnen we eenvoudig managementrapportages genereren. Niet alleen ik ben tevreden, maar ook ons marketingteam. Kebony heeft de ambitie om verder te groeien en Perfion speelt een belangrijke rol in het ondersteunen van die groei.’

De implementatie van Perfion

‘Het is essentieel om intern continu te evalueren en terug te kijken, zodat we blijven leren en toekomstige veranderingstrajecten nog soepeler kunnen laten verlopen. Reflecterend op de implementatie zien we binnen onze organisatie zeker punten waar we kunnen verbeteren om het proces efficiënter te maken. Wat betreft GAC waren er weinig verbeterpunten; ik ben zeer tevreden over hun aanpak.’

De meerwaarde van GAC

‘GAC is expert als het gaat om Perfion. Los daarvan kijken ze goed naar de eisen die wij als organisatie aan de oplossing stellen, en hoe zij daar gefaseerd aan tegemoet kunnen komen. Ze begeleiden je bij de overgang en faciliteren de verandering. Wij hebben ervoor gekozen dat de setup en technische kennis bij GAC blijft, intern is er op dit moment beperkte capaciteit, maar GAC neemt ons goed mee in hoe ze bepaalde zaken aanpakken. Hierdoor is Perfion voor ons geen black box. Last but not least had ik direct een goed gevoel bij onze samenwerking; GAC was vanaf het begin een committed partner. Niet alleen richting IT, maar ook naar andere stakeholders binnen Kebony.’

Change management als grootste uitdaging

‘Technische uitdagingen zijn er altijd in dit soort trajecten, al is Perfion een platform dat zich gemakkelijk laat integreren met andere systemen. De grootste uitdaging is het meenemen van je eigen medewerkers in het digitaliseringsproces. Dit zou je kunnen zien als de verantwoordelijkheid van de organisatie zelf, maar de rol van een goede partner hierin mag niet worden onderschat. Ik heb gemerkt hoe essentieel het is om alle betrokkenen te laten kennismaken met GAC, zodat zij het gevoel hebben dat er een echte samenwerking is. Daarnaast is het cruciaal om veranderingen tijdig aan te kondigen en medewerkers duidelijk te maken welke voordelen de nieuwe oplossing biedt. Tegelijkertijd is het belangrijk om eerlijk te zijn over mogelijke tijdelijke terugvallen tijdens de overgang. Tot slot is niet iedereen even technisch onderlegd, dus de communicatie moet voor iedereen begrijpelijk en toegankelijk zijn. Vanuit die basis kun je verder bouwen en zorg je ervoor dat mensen echt meegaan in de verandering.’