'Een toekomstbestendige vernieuwingsslag'

XA Document Solutions is totaalleverancier van Xerox, het innovatiefste en duurzaamste merk in de branche van documentbeheersing. Met software, consultancy en de hardware van Xerox richten zij samen met hun klanten documentstromen slimmer in. Al jaren heeft XA Document Solutions een partnership met GAC. Op dit moment wordt het onderzoek afgerond over het maken van een vernieuwingsslag.

“In 2011 kwam GAC op ons pad. We werkten al met Navision, maar zochten een actievere partner,” vertelt Algemeen Directeur Marco Temperilli. “In de markt stond GAC toen al te boek als een goede partij en een grote, solide partner. We zijn toen begonnen met een NAV 2009-oplossing en enkele GAC-modules, maar het meeste was maatwerk. Dit was gebaseerd op ons destijds belangrijkste verrekenmodel, namelijk de verrekening en facturatie op basis van de “tellerstanden” van onze fysieke Xerox-machines. Omdat hier geen standaard (branche)software voor was hebben we deze samen met GAC op maat gemaakt. Zo konden we zowel onze inkomende onderhoudscontracten als uitgaande facturatie van contracten goed en snel verwerken. Dit eerste traject was pittig; het was een lange weg die we met elkaar moesten bewandelen, maar we zijn er samen goed uitgekomen.”

GAC’s toegevoegde waarde
“GAC heeft ons in de afgelopen jaren ondersteund bij het optimaliseren van onze bedrijfsprocessen. Ze zorgen ervoor dat je als organisatie aan het denken wordt gezet, dat vind ik een grote kracht. ‘Is dit echt nodig, kan dat niet op een andere manier?’ Door kritische vragen voorgelegd te krijgen leer je als klant veel. In dit soort trajecten heb je als klant een belangrijke rol. Jezelf dwingen om met elkaar alles kritisch onder de loep te nemen is erg belangrijk, anders loopt een traject niet.”

Toekomstplannen
“Vorig jaar hebben we een upgrade gedaan naar de laatste versie van Dynamics NAV. Dit was een een-op-een upgrade inclusief al het oude maatwerk, bedoeld om in ieder geval weer te kunnen werken met de nieuwste versie. Inmiddels zijn we met elkaar in gesprek om te kijken hoe we een vernieuwingsslag kunnen maken. We onderzoeken of we onze webshop ook via GAC laten lopen en we willen waarschijnlijk naar de SaaS/Cloudversie. We geloven in (meer) digitaal werken, maar willen ook kijken of er standaardoplossingen zijn voor de processen die we nu handmatig verwerken. Het is een grote investering om helemaal over te gaan, en een keuze die je maakt voor misschien wel de komende acht jaar, we zijn intensief bezig om deze beslissing uit te werken en te nemen.”

Automatisering als hoge prioriteit
Binnen XA Document Solutions staat automatisering hoog op de strategische agenda. “Wij zijn een IT-dienstverlener en zien zonder meer het voordeel in van processen digitaliseren. Denk bijvoorbeeld aan dubbel invoerwerk of herhaalwerk: dat moet er gewoon uit. Dat levert je op twee terreinen winst op. Enerzijds kun je hierdoor met minder mensen meer doen; anderzijds wordt het werk er voor medewerkers leuker en uitdagender op. Want dit soort type werkzaamheden zijn voor mensen vaak vrij saai. Wat dat betreft zijn er aardig wat parallellen te trekken tussen onze organisatie en GAC: we lopen voorop in de digitalisering en zijn allebei koploper. Ik denk dat dat ook maakt dat het extra prettig samenwerken is.”