'Een zo geautomatiseerd en gestandaardiseerd mogelijke wereldwijde financiële administratie'

Als disrupter op de traditionele hotelmarkt geeft citizenM moderne reizigers betaalbare luxe in het hart van grote steden wereldwijd. Hun hybride hotels zijn modulair gebouwd. Naast een plek om te slapen zijn de hotels de ideale plek om te werken, relaxen en plezier te hebben. Door het gebruik van Business Central SaaS verwacht citizenM volledig in control te zijn over hun financiële administratie, en agile en scalable te zijn. Standaardisering is daarbij key.

“citizenM is een snelgroeiend internationaal bedrijf. Er zijn nu 20 hotels open en er komen 5 nieuwe hotels aan.” We spreken Johan Palmboom, hij is in de lead van de finance transformation afdeling. “In het verleden werkten wij met drie verschillende ERP-systemen en hadden we de complete boekhouding geoutsourced. Kostbaar, en niet efficiënt. We zijn op zoek gegaan naar één systeem dat we wereldwijd kunnen gebruiken en eenvoudig te integreren is met overige systemen. Zo kwamen we uit bij Business Central, en uiteindelijk bij de SaaS-oplossing. Wij hebben de voorkeur voor een volledige cloud based solution en automatische updates.”

Het internationale netwerk van GAC
“Vervolgens zijn we gaan kijken welke partners ons hierbij konden ondersteunen. GAC’s ervaring met internationale implementaties én het feit dat ze aangesloten zijn bij PIPOL (een netwerk van Business Central-partners) gaf voor ons de doorslag. Zo komen we makkelijk in contact met bijvoorbeeld een partner in Frankrijk, de UK of de USA. Dat werkt prettig.”

Financiële backbone
“Doel is om onze financiële afdeling dusdanig te ‘accelereren’ dat finance in staat is om onze grote groei en dito ambitie waar te maken, vervolgt Johan. “Ik ben uit de dagelijkse operatie gestapt en focus me hier, samen met mijn team, volledig op. Business Central zie ik als onze financiële backbone. Door te kiezen voor een volledige SaaS-oplossing hebben we een omgeving die altijd up-to-date is. Zoveel mogelijk standaardiseren is daarbij key. Geen customizations doorvoeren dus, maar keeping it simple. Ook willen we zoveel mogelijk automatiseren, zodat we onze tijd kunnen gebruiken om de hele organisatie te voorzien van analyses en rapportages. Zo kunnen er sterke business keuzes worden gemaakt. Door gebruik te maken van de laatste innovaties in het Microsoft Platform hebben we bovendien een oplossing die aansluit bij ons complexe landschap met tal van wereldwijde applicaties voor de administratie van onze hotels. Op dit moment zitten we midden in de migratiefase. In totaal worden er 100 administraties naar Business Central gemigreerd. Tot nu toe verloopt alles voorspoedig.”

The best in class finance processes and systems
“Onze ambitie is om ‘the best in class finance processes and systems’ te worden. Mede daarom hebben we een inhouse shared service centrum opgezet. Daarin administreren we alle landen waarin we actief zijn. Het idee is dat onze financiële administratie in lijn is met ons gecentraliseerde model. Denk aan alle hotelkamers die aangesloten zijn op een en hetzelfde netwerk, maar ook onze volledig geautomatiseerde check-in mogelijkheid waarbij je in onze app incheckt. Of de mensen die in de hotels werken, onze ambassadors, die volledig gefocust zijn op de gast. Alles daaromheen, van maintenance tot F&B-aankoop, wordt geoutsourced of centraal aangestuurd.”

GAC’s toegevoegde waarde
“GAC’s implementatiekennis en internationale ervaring bij en met andere bedrijven zie ik in dit traject als een absolute meerwaarde. Ook de diverse sessies in de beginfase, het brainstormen en sparren over of dit voor ons wel de juiste set-up was, heb ik als helpend ervaren. Daarnaast ben ik te spreken over het gebruikte implementatiemodel: een CORE-architectuur om wereldwijde uitrol mogelijk te maken.”