Beginnersgids E-Invoicing

De opkomst van E-Invoicing

Begrijpen waarom elektronische facturatie een game-changer is

E-invoicing, of elektronische facturatie, transformeert de manier waarop bedrijven in België en over de hele wereld zaken doen. In dit artikel zullen we de kernconcepten van e-invoicing verkennen en uitleggen waarom het een essentiële tool is geworden voor moderne bedrijven.

Definitie: Wat is E-Invoicing?

De technische en praktische aspecten van elektronische facturatie

E-invoicing is het proces waarbij facturen elektronisch worden gecreëerd, verzonden en ontvangen tussen de leverancier en de klant. Dit elimineert de noodzaak voor papieren facturen, wat resulteert in snellere verwerkingstijden en kostenbesparingen.

Om te spreken van E-Invoicing moet voldaan zijn aan 2 elementen:

• De factuur wordt opgemaakt in een gestandaardiseerd elektronisch bestandsformaat zoals edifact, XML, … . Doordat het om een gestandaardiseerd bestandsformaat gaat, kunnen moderne boekhoudsystemen reeds overweg met dit formaat en zijn deze zonder maatwerk in staat om inkomende bestanden automatisch te verwerken.
• De factuur wordt uitgewisseld via een beveiligd netwerk
  Bestanden van type PDF vallen niet onder de definitie van E-Invoice, omdat een PDF niet meer is dan een digitaal beeld.

PEPPOL is, naast andere e-invoicing oplossingen, de methode die door de Belgische overheid naar voor wordt geschoven als toe te passen oplossing. Hierbij worden facturen uitgewisseld in XML-formaat (volgens de universeel aanvaarde UBL-richtlijnen) via het PEPPOL netwerk.

Voordelen: Waarom E-Invoicing in België zo belangrijk is?

De drijvende krachten achter de adoptie van elektronische facturatie

De voordelen van e-invoicing zijn talrijk:

• Efficiëntie: Vermindert de tijd tussen het verzenden van een factuur en het ontvangen van betaling.
• Kostenbesparing: Vermindert de kosten van het printen, verzenden en opslaan van papieren facturen.
• Nauwkeurigheid: Vermindert fouten die kunnen optreden bij handmatige invoer.
• Milieuvriendelijk: Vermindert de ecologische voetafdruk van bedrijven door papiergebruik te minimaliseren.

Implementatie: Hoe E-Invoicing te integreren in jouw bedrijf

Stappen om een succesvolle overgang naar elektronische facturatie te maken

Het implementeren van e-invoicing in jouw bedrijf kan eenvoudig zijn als u de volgende stappen volgt:

1. Evaluatie van behoeften: Bepaal de specifieke eisen van jouw bedrijf.
2. Kies een platform: Er zijn verschillende e-invoicing platforms beschikbaar, dus onderzoek en kies degene die het beste bij je behoeften past.
3. Training: Zorg ervoor dat jouw team getraind is in het gebruik van het nieuwe systeem.
4. Integratie: Integreer e-invoicing in jouw bestaande boekhoudsystemen.

Concrete toepassing in Business Central:

• “Verzendprofielen” om elektronisch bestand te maken van factuur i.c.m. vrij te kiezen Peppol Access Point
• Module “Inkomende documenten” om manueel inkomende UBL-bestanden te importeren in BC, i.c.m. vrij te kiezen Peppol Access Point
• E-Documents framework: nieuw en in volle ontwikkeling door MS – exacte mogelijkheden nog onbekend
• Document Output: add-on Continia om uitgaande facturen om te vormen naar UBL en te transfereren naar PEPPOL network via Continia als Peppol Access Point
• Document Capture: add-on Continia om PEPPOL database uit te lezen met Continia als Peppol Access Point en relevante inkomende UBL-facturen binnen te trekken en om te vormen naar “inkoopfactuur” in BC

Regelgeving: Wettelijke overwegingen voor E-Invoicing in België

Zorg ervoor dat jouw elektronische facturatie voldoet aan de Belgische wetgeving

In België moeten elektronische facturen voldoen aan bepaalde wettelijke eisen om als geldig te worden beschouwd. Het is essentieel om op de hoogte te zijn van deze eisen en ervoor te zorgen dat uw e-invoicing systeem eraan voldoet.

• B2G: Business to Government

Reeds langer verplichting om bij facturatie aan overheidsdiensten facturen via PEPPOL aan te bieden (vorm + communicatie)

• B2B: Business to Business

Deadline vastgesteld in september 2023 door minister van Financiën om PEPPOL als e-invoicing methode te verplichten voor elke btw-plichtige in een B2B sfeer. Voornaamste doelstelling: er is een vermoeden dat er meer btw-inkomsten zouden moeten zijn dan wat er effectief binnenkomt. Via PEPPOL zal overheid beter kunnen controleren.

Toekomst: Wat brengt de toekomst voor E-Invoicing?

De evolutie en verwachte trends in elektronische facturatie

Met de voortdurende technologische vooruitgang en de groeiende acceptatie van digitale oplossingen, is de toekomst van e-invoicing in België en daarbuiten veelbelovend. We kunnen verdere integraties, geavanceerdere beveiligingsmaatregelen en een bredere acceptatie in verschillende industrieën verwachten.