Hoe kies je het beste ERP-systeem? 5 concrete tips

Hoe kies je het beste ERP-systeem? 5 concrete tips

Het juiste ERP-systeem selecteren kan aanvoelen als een zoektocht in een doolhof, vooral als je niet precies weet waar je moet beginnen. Elk bedrijf heeft unieke behoeften en de software moet daar perfect op aansluiten. Bij GAC Business Solutions hechten we veel waarde aan het ondersteunen van bedrijven in hun digitaliseringsproces. Hieronder vind je vijf stappen die je helpen bij het kiezen van de ERP-oplossing die perfect aansluit bij jouw onderneming en haar digitale ambities

1. Breng je bedrijfsprocessen in kaart

Voordat je jouw zoektocht start is het cruciaal om een duidelijk overzicht te hebben van hoe je organisatie nu draait. Hoe lopen de huidige bedrijfsprocessen en waar worden middelen ingezet? Dit helpt je te zien waar de pijnpunten zitten.

Betrokkenheid van alle afdelingen: Betrek medewerkers van verschillende afdelingen (zoals inkoop, verkoop, magazijn, en financiën) in de analyse. Door hun dagelijkse ervaringen en inzichten te verzamelen, krijg je een compleet en realistisch beeld van de huidige bedrijfsprocessen en knelpunten.

Gebruik van data-analysetools: Maak gebruik van tools of software die je helpen bij het verzamelen en analyseren van data, zoals voorraadniveaus, verkoopcijfers, en klantfeedback. Door kwantitatieve gegevens te combineren met kwalitatieve inzichten, kun je beter identificeren waar verbeteringen nodig zijn en welke aspecten van je bedrijfsvoering prioriteit moeten krijgen bij een ERP-implementatie.

2. Bepaal wat je concreet wilt bereiken met je ERP implementatie

Na het in kaart brengen van je huidige bedrijfsprocessen is het essentieel om vooruit te kijken: wat wil je bereiken met de implementatie van een nieuw ERP-systeem? Het stellen van duidelijke, specifieke doelen is cruciaal. Wil je bijvoorbeeld je voorraadbeheer optimaliseren, de communicatie tussen afdelingen verbeteren, of de klanttevredenheid verhogen?

Door je doelen concreet te maken, kun je gerichter zoeken naar een ERP-oplossing die hierbij aansluit. Het helpt ook om prioriteiten te stellen tijdens het implementatieproces en om later de impact van de nieuwe software te evalueren. Onthoud: een duidelijk zicht op je einddoelen zorgt voor een soepeler en doelgerichter selectie- en implementatieproces.

Documenteer je doelstellingen in een helder en gestructureerd document dat voor alle betrokkenen toegankelijk is. Maak gebruik van digitale samenwerkingstools zoals Google Docs of Microsoft Teams, zodat teamleden feedback kunnen geven en de doelen continu kunnen worden bijgewerkt.

Duidelijke doelen zijn cruciaal voor een succesvolle ERP-implementatie

3. Breng de requirements voor je toekomstige ERP in kaart

Bij de selectie van een ERP-systeem is het essentieel om vooraf duidelijk in beeld te hebben welke functies en eigenschappen je nodig hebt. Begin met het opsommen van alle functionaliteiten die je wenst, van voorraadbeheer tot klantrelatiebeheer. Vervolgens is het belangrijk om deze functies te rangschikken: welke zijn cruciaal voor je bedrijfsvoering en welke zijn ‘nice-to-have’?

Denk ook na over technische vereisten. Overweeg je een flexibele cloudoplossing, die eenvoudig mee kan groeien met je bedrijf, of gaat je voorkeur uit naar een lokaal systeem dat draait op je eigen servers? Steeds meer ondernemingen zien de voordelen van cloudoplossingen in. Een populair voorbeeld hiervan is Microsoft Business Central. Lees er hier meer over: Forbes erkent Microsoft Business Central als top Cloud ERP-oplossing

4. Start je onderzoek en vergelijk

Nu je een requirements hebt, wordt het zoeken naar een geschikte ERP-oplossing een stuk eenvoudiger. Een effectieve manier om dit aan te pakken is door gebruik te maken van vergelijkingssites voor ERP-systemen. Deze portals bieden vaak uitgebreide overzichten van verschillende softwareopties, inclusief gebruikersreviews en specificaties. Door te vergelijken, krijg je snel inzicht in welke systemen het best aansluiten bij jouw behoeften en welke binnen je budget vallen.

Als tijdens het definiëren van je wensen bepaalde knelpunten vaak naar voren komen in jouw sector, overweeg dan sectorspecifieke oplossingen. Deze zijn afgestemd op specifieke branchenoden. Een goed voorbeeld hiervan is Trade365, onze eigen add-on ontworpen voor de groothandel, die naadloos integreert met je Business Central.

5. Stel een shortlist samen

Na je initiële onderzoek en vergelijking, selecteer je 3-5 ERP-systemen die het beste aan je criteria voldoen. Nodig de leveranciers van deze systemen uit voor een uitgebreide demonstratie. Tijdens deze demo kun je de gebruiksvriendelijkheid en functionaliteiten van het systeem in de praktijk ervaren.

Stel gerichte vragen om te zien hoe het systeem zich verhoudt tot jouw specifieke wensen en behoeften. Als een volgende stap, vraag de leverancier of je het systeem enkele dagen op proef mag draaien. Zo krijg je een realistisch beeld van hoe het systeem presteert in een echte bedrijfsomgeving.

Het selecteren van het juiste ERP-systeem is geen beslissing die je licht moet nemen. Een grondige voorbereiding en duidelijk inzicht in je bedrijfsbehoeften zijn essentieel. Door methodisch te werk te gaan, stap voor stap, vermijd je de valkuil van een overhaaste keuze die niet in lijn is met de noden van je onderneming.

Een weloverwogen keuze voor een ERP-systeem kan een ware gamechanger zijn, die je bedrijfsprocessen stroomlijnt en efficiëntie bevordert. Ben je benieuwd welke klanten door GAC Business Solutions zijn ondersteund? Neem dan een kijkje op onze ‘customer case’ pagina.