Als producent van technische afsluiters is Belven actief in een groot deel van de wereld. Ze onderscheiden zich door een streven naar extreme leverbetrouwbaarheid en het waarmaken van hun engagement naar de klant op alle vlakken. Onder begeleiding van GAC Business Solutions heeft Belven begin dit jaar de overstap gemaakt naar de cloudoplossing van Business Central.

Aan het woord is Joeri van Deuren, IT Manager bij Belven. ‘Wij werken voor een aantal afdelingen vrij decentraal, zowel vanop kantoor als van thuis. Performance op locatie en de beschikbaarheid waren key-elementen om future proof te blijven op ERP-vlak. Dit gaf voor ons de doorslag om voor een cloud-oplossing te kiezen. Voorheen werkten we met een server-based versie van Navision. Na een grondige marktstudie bleek de keuze voor Business Central, de opvolger van Navision, de meest logische keuze. In overleg hebben we gekozen voor de standaardoplossing met het Trade pakket. Naast Business Central maken we overigens ook gebruik van Perfion. Dit is een Product Information Management tool waar we al geruime tijd mee werken, voornamelijk voor het bijhouden van extra technische productinformatie, het aanmaken van prijslijsten en catalogi en het aansturen van onze website en bestelportaal. Vanuit Business Central laten we alle informatie naar dit aanvullende pakket doorvloeien.’

De samenwerking met GAC

‘Ons partnerschap gaat een hele tijd terug; in 2013, met de overstap naar Navision, zijn we met elkaar in zee gegaan. Naar aanleiding van dit project hebben we uiteraard de voorstellen van een aantal mogelijke partners vergeleken, maar GAC sloot nog steeds het beste bij onze verwachtingen aan. Dat zij onze bedrijfsprocessen kenden, speelde hun uiteraard in de kaart om ook dit traject met elkaar aan te gaan. Wij waren op zoek naar een oplossing, niet naar een technisch product. Daarmee wil ik zeggen dat we behoefte hebben aan een partner die met ons meedenkt en die vanuit het grotere geheel het overzicht kan behouden. Verder hechten wij veel waarde aan directe communicatie. Binnen GAC heeft iedereen kennis binnen een bepaald gebied. Dat zorgt er onder meer voor dat de communicatielijnen kort zijn. Bovendien leunt Trade 365 heel erg tegen onze bedrijfsprocessen aan, ook dat is prettig.’

Terugblik op de implementatie

‘Een implementatie is altijd een beetje stressen, maar ik meen te mogen zeggen dat deze positief is verlopen. Ik denk dat we een goede voorbereiding hadden, waardoor vanaf dag één alles min of meer vlot verliep en onze operaties en dienstverlening zonder onderbreking doorliepen. We hadden onze klanten geïnformeerd, maar op wat gewijzigde documenten na zullen de meesten weinig of niets gemerkt hebben van de overstap. Daarbij hebben we de deadline om op 1 januari 2023 live te gaan gehaald. Die deadline was voor ons heel belangrijk, onder meer omwille van de stocktelling die in de kerstperiode plaatsvindt en de afsluiting van het boekjaar op 31/12. Tijdens de migratie ben ik zelf nog een tijdje uitgevallen; het was geruststellend dat collega’s op dat ogenblik op de begeleiding en steun van GAC konden rekenen. 

De voordelen tot nu toe

‘Werken in de cloud maakt dat we een stap verder kunnen gaan in het digitaliseren van onze bedrijfsprocessen. Dat zorgt er onder andere voor dat we meer en makkelijker kunnen connecteren naar derde partijen. Ook merk ik dat het salesproces efficiënter is geworden. De offerte- en orderverwerking van een klant verloopt vlotter, waardoor het proces van offerte naar uiteindelijke uitlevering nu gestroomlijnder verloopt. Een van de voordelen van de cloudoplossing is dat meer processen geïntegreerd kunnen worden in Business Central, waardoor er veel minder neventoepassingen of deeloplossingen nodig zijn. Zeker nu thuiswerk in onze organisatie zo belangrijk is geworden is dit een troef, omdat we zo administratieve rompslomp vermijden. Het is nu veel makkelijker om iets op te volgen en terug te vinden. Extra Excelletjes of lijstjes zijn hierdoor grotendeels verleden tijd en de veiligheid van de Cloud-omgeving maakt ons minder kwetsbaar of afhankelijk van VPN-verbindingen.’

Het belang van workshops

‘Zoals dikwijls in een migratie-traject, vormde het change management voor de gebruikers in de verschillende afdelingen een belangrijke uitdaging. Wijzigingen in de lay-out van een systeem waarmee iemand elke dag werkt mag je niet onderschatten, zelfs al is de manier van werken en de logica van het systeem hetzelfde gebleven. Het consequent laten doorstromen van informatie naar key-users via workshops, waarna ze zelf handleidingen konden schrijven en nadien andere gebruikers informeerden, maakte dat de leercurve van de eindgebruikers al bij al erg vlot is gegaan. Voor deze migratie heb ik een deel van de vertaling naar de werkvloer zelf op me genomen; het was voor mij buitengewoon interessant om zelf door de bril van de verschillende gebruikers te kunnen kijken en het systeem goed te doorgronden. 

Mijn advies aan bedrijven die een soortgelijk traject overwegen in te gaan? Maak gebruik van de workshops die GAC aanbiedt. Een nieuw systeem moet gedragen worden. Duidelijk uitgewerkte werkinstructies dragen daaraan bij, zodat mensen op de werkvloer altijd op die informatie kunnen terugvallen. Een goede voorbereiding is in deze meer dan het halve werk en verhoogt de kansen op een vlotte go-live enorm.’