Met meer dan 45 jaar ervaring is Inplasco specialist in de verkoop en installatie van poeder-, natlak- en straalapparatuur en toebehoren. Toen duidelijk werd dat Navision en de samenwerking met hun partner niet meer aansloot bij Inplascos behoeftes, besloten ze over te stappen naar Business Central. Hun voornaamste wens: een dashboard waar in één oogopslag de stand van zaken te zien is op het gebied van onder meer voorraad, omzet en debiteurenbeheer.

“In 2018 zijn we overgestapt op Navision,” aldus Michel Veracx, Branch Manager bij Inplasco. “We werkten destijds samen met een andere partner, maar hoewel het systeem voldeed, waren er nog enkele openstaande wensen waarvoor maatwerk vereist was. Helaas kregen we niet de gewenste ondersteuning, daarom zijn we op zoek gegaan naar een nieuwe partner, en al snel kwamen we uit bij GAC Business Solutions.”

Onmiddellijk op de goede weg

Vanaf het eerste moment gaf GAC ons direct een goed gevoel. Ze maakten een professionele en betrokken indruk. Met hun expertise en opgebouwde kennis konden ze ons meteen op de juiste weg helpen. Vanaf het begin dachten ze actief met ons mee. Daarom hebben we al snel besloten om met GAC samen te werken.

De behoefte

Binnen onze organisatie stonden we voor een uitdaging op het gebied van voorraadbeheer. Onze techniekers nemen producten uit de voorraad en plaatsen deze in hun wagen. Daar komt een behoorlijke administratie bij kijken: sommige producten worden verkocht, andere worden weer teruggebracht naar de voorraad. Daarnaast hebben we te maken met de dagelijkse verwerking van alle aan- en verkopen die buiten het takenpakket van de techniekers vallen. Ons doel was om de volledige administratie rondom voorraadcontrole te stroomlijnen en efficiënter in te richten, met ook aandacht voor duurzaam voorraadbeheer.

Daarnaast hadden we behoefte aan slimme managementrapportages. We wilden een dashboard waarin we in één oogopslag een overzicht konden krijgen van de stand van zaken binnen ons bedrijf, zowel wat betreft voorraad, omzet, inkoop en debiteuren. Dit dashboard moest ons de mogelijkheid bieden om dieper in de materie te duiken wanneer meer gedetailleerde informatie vereist was.

Kortom, onze behoefte was om het voorraadbeheer te optimaliseren, duurzamer te maken en tegelijkertijd inzicht te krijgen in de belangrijkste bedrijfsstatistieken via een intuïtief managementdashboard.

De oplossing

Dankzij de oplossingen van GAC, kunnen we nu eenvoudig diverse taken aanpakken. Dit omvat het genereren van financiële rapportages, het monitoren van voorraad in de bestelwagens van onze techniekers en het differentiëren van verschillende soorten verkooporders. We hebben ook de projectmodule in gebruik genomen om installaties bij klanten te overzien. Het verzenden van documenten, zoals orderbevestigingsmails en facturen, is nu volledig geautomatiseerd.

Door te kiezen voor de oplossingen van GAC hebben we de behoefte aan maatwerk geëlimineerd.

Terugblik op de implementatie

We waarderen de steun en begeleiding van GAC gedurende het proces. Het is voor ons van belang dat nieuwe informatie eerst op een rationele manier wordt overgebracht en vervolgens vertaald wordt naar een aanpak op maat waarbij alle medewerkers vlot overweg kunnen. Op deze manier kunnen we de veranderingen het beste communiceren en implementeren. Wat we ook als prettig hebben ervaren is dat onze consultant na iedere werksessie een rapport stuurde, met daarin alles wat we besproken hadden. Dat is welkom, want er komt best veel op je af in zo’n traject.’

Een overgangsjaar

Sinds januari zijn we succesvol live gegaan met Business Central, en dit heeft al veel voordelen opgeleverd. We hebben de komende maanden gepland  om onze processen nog verder te optimaliseren en te verfijnen.

Met een partner als GAC aan onze zijde, zijn we ervan overtuigd dat we samen de juiste oplossingen zullen vinden, zelfs wanneer we uitdagingen tegenkomen die nieuw voor ons zijn.

De grootste uitdaging

Een belangrijke uitdaging binnen dit traject is ervoor zorgen dat al onze medewerkers op dezelfde lijn zitten. Hoewel dit geen directe verantwoordelijkheid van GAC is, speelt hun betrokkenheid hierin wel degelijk een rol.

Het is essentieel dat zij hun kennis op een praktische en begrijpelijke manier kunnen overbrengen, aangezien wij geen ICT-specialisten zijn en een divers team hebben bestaande uit zowel ervaren krachten met meer dan 30 jaar dienstverband als nieuwkomers.

Het is bijzonder waardevol om samen te werken met een partner die in staat is om een brug te slaan tussen oudere en jongere werknemers en hun kennis op een heldere manier kan overbrengen. GAC weet onze medewerkers echt mee te nemen in de mogelijkheden die het nieuwe systeem biedt.