Change management: de onmisbare schakel in jouw ERP implementatie

Change management: de onmisbare schakel in jouw ERP implementatie

ERP-implementaties zijn meer dan alleen technologie; ze zijn een transformatie van bedrijfsprocessen en -culturen. Terwijl organisaties investeren in de nieuwste ERP-systemen in de hoop hun efficiëntie en winstgevendheid te verhogen, vergeten velen het menselijke aspect van deze verandering. In deze blog duiken we in de valkuilen van ERP-implementaties en hoe een effectieve change management strategie, het verschil kan maken.

De gevolgen van ERP implementatie zonder change management

Laten we eens kijken naar enkele specifieke gevolgen van het overslaan van change management tijdens een ERP-implementatie:

• Weerstand bij medewerkers: Zonder effectief change management kunnen medewerkers zich verzetten tegen de nieuwe systemen en processen, wat kan leiden tot een trage adoptie of zelfs totale afwijzing van het nieuwe systeem.
• Verhoogde kosten: Fouten, vertragingen en hertraining als gevolg van onvoldoende voorbereiding en begeleiding kunnen de implementatiekosten verhogen.
• Langere implementatietijd: Weerstand, verwarring en een gebrek aan duidelijke richtlijnen kunnen het implementatieproces vertragen, waardoor het langer duurt voordat het ERP-systeem volledig operationeel is.
• Verlies van (bedrijfs)waarde: Als medewerkers het nieuwe systeem niet volledig of correct gebruiken, kan de organisatie niet de volledige waarde en voordelen van de ERP-oplossing realiseren.
• Negatieve ervaring rond veranderingen: Medewerkers kunnen gefrustreerd raken of zich niet gewaardeerd voelen als ze het gevoel hebben dat ze door veranderingen worden overvallen zonder voldoende ondersteuning of training. Dit kan leiden tot een verlaagd teammoreel en een hoger personeelsverloop.

Herken weerstand bij ERP implementatie op tijd

Het snel herkennen van weerstand is essentieel voor succesvolle verandering. Door vroegtijdig weerstand te ontdekken, kunnen organisaties beter ondersteunen en tijdig bijsturen voor een geslaagde implementatie. Weerstand tegen verandering, vooral in het kader van ERP-implementaties, kan zich op verschillende manieren uiten. Hier zijn enkele veelvoorkomende uitingen:

• Verbaal verzet: Medewerkers uiten openlijk hun zorgen of twijfels over de nieuwe systemen of processen.
• Verminderde productiviteit: Een afname in werktempo of toename van fouten door onzekerheid of onwil om het nieuwe systeem te gebruiken.
• Vermijden van de verandering: Het ontlopen van vergaderingen, trainingssessies of andere cruciale bijeenkomsten die verband houden met de implementatie.
• Negatieve groepsdynamiek: Vorming van groepen die zich verzetten tegen de verandering, wat de teamdynamiek en sfeer kan beïnvloeden.

Concrete tips voor change management: Het ADKAR-Model

Er bestaan verschillende benaderingen voor effectief change management, waaronder het ADKAR-model van prosci. Bij GAC Business Solutions gebruiken we, in samenwerking met onze Change Practitioners, dit model om ERP-implementaties niet enkel vanuit een technisch oogpunt te benaderen, maar ook met oog voor het menselijk aspect. Het ADKAR-model bestaat uit 5 verschillende fases:

Bewustzijn (Awareness)

De eerste stap in verandering is het creëren van bewustzijn over de noodzaak ervan. Het is essentieel dat medewerkers begrijpen waarom deze verandering nodig is. De primary sponsor, vaak de CEO, speelt een cruciale rol in het communiceren van deze boodschap. Met heldere communicatie wordt zo de basis gelegd voor het verdere veranderingsproces.

Verlangen (Desire)

Na bewustwording is het belangrijk om een verlangen naar verandering te creëren. Teamleiders en directe managers zijn ideaal geplaatst om dit verlangen te stimuleren, omdat zij het dichtst bij de medewerkers staan. Ze kunnen persoonlijke gesprekken voeren om de voordelen van de verandering op individueel niveau te benadrukken. Werknemersmotivatieprogramma’s of incentives kunnen ook helpen om dit verlangen te versterken.

Kennis (Knowledge)

Zodra er een verlangen is, moeten medewerkers de kennis hebben om te veranderen. Trainingssessies, webinars of workshops zijn effectieve hulpmiddelen. Het is belangrijk dat deze trainingen worden geleid door experts of interne trainers die goed bekend zijn met het nieuwe systeem of proces. Online platforms zoals e-learning modules kunnen ook nuttig zijn voor flexibele training.

Bekwaamheid (Ability)

Kennis alleen is niet voldoende; medewerkers moeten ook de vaardigheden hebben om de verandering toe te passen. Praktische oefensessies, rollenspellen of mentorprogramma’s kunnen hierbij helpen. Feedbackloops, waarbij medewerkers regelmatig feedback krijgen van hun superieuren, zorgen ervoor dat ze zich bekwaam voelen in hun nieuwe rol.

Versterking (Reinforcement)

Tot slot moet de verandering worden versterkt om ervoor te zorgen dat deze blijvend is. HR-teams kunnen hier een belangrijke rol spelen door prestatiebeoordelingssystemen aan te passen of erkenningssystemen te introduceren die nieuw gedrag belonen. Regelmatige check-ins en feedbacksessies, mogelijk gemaakt door tools zoals enquêtes of feedback apps, kunnen ook helpen om de verandering te verankeren.

ERP implementatie door GAC Business Solutions

Bij GAC Business Solutions geloven we sterk in de kracht van change management als integraal onderdeel van elke ERP-implementatie. We begrijpen dat technologie slechts zo effectief is als de mensen die het gebruiken. Daarom hechten we groot belang aan het menselijke aspect binnen de implementatie, zodat elk project niet alleen technisch succesvol is, maar ook wordt gedragen door het hele team. Kies voor een partner die de waarde van jouw team erkent en benut.

Ontdek de toekomst van groothandel

Wil je dieper duiken in de toekomst van groothandels en ontdekken hoe je jouw bedrijf kunt transformeren? 🌟

Onze gloednieuwe Whitepaper “5 trends in de groothandel” biedt een schat aan inzichten en praktische adviezen om je bedrijf naar een hoger niveau te tillen. Je leest meer over:

🔹 De digitale transformatie van orderbeheer in groothandelsbedrijven

🔹 E-invoicing: de toekomst van financiële transacties

🔹 E-commerce en omnichannel-retail: De nieuwe norm voor groothandels

🔹 Het belang van duurzaamheid in de moderne handel

🔹 Data als drijfveer: hoe datagedreven strategieën je groothandel verder en sneller kunnen brengen

Vul jouw gegevens in en download onze  whitepaper: 5 trends in de groothandel.