De sleutelrollen binnen een ERP-Implementatie: Wie doet wat

Een ERP-implementatie is een complex proces dat samenwerking en expertise van verschillende teamleden vereist. Elk lid brengt specifieke vaardigheden en kennis naar de tafel, wat cruciaal is voor het succes van het project. In onze eerdere blog, “Een succesvolle ERP implementatie in 7 stappen”, hebben we het traject van implementatie besproken. Nu richten we ons op de individuele rollen die dit proces mogelijk maken. Van projectmanagers tot key users, het is essentieel te begrijpen hoe elke rol bijdraagt aan de implementatie.

De Project Manager

Zowel aan de kant van de implementatiepartner als bij de klant speelt de projectmanager (PM) een cruciale rol. Beide projectmanagers coördineren samen om de ERP-implementatie gestroomlijnd te laten verlopen. Ze zijn verantwoordelijk voor het plannen, organiseren en beheren van alle projectaspecten. Hun primaire taak is om ervoor te zorgen dat het project tijdig wordt opgeleverd, binnen het vastgestelde budget, en dat alle vooraf gedefinieerde doelstellingen worden gerealiseerd. De synergie tussen deze twee PM’s garandeert een vlottere communicatie en een efficiëntere implementatie.

De brug tussen bedrijfsprocessen en technologie: De functioneel consultant

De rol van een functioneel consultant binnen een ERP-implementatie gaat verder dan enkel het begrijpen van het systeem. Deze expert duikt diep in de specifieke behoeften van het bedrijf om te bepalen hoe het ERP-systeem daar het beste op kan inspelen. Wanneer standaardfunctionaliteiten van het ERP niet volstaan, kan de functioneel consultant voorstellen doen voor het inzetten van aanvullende add-ons, zoals ‘Document Capture’ van continia voor het digitaal verwerken van inkooporders.

Bovendien kan de consultant, dankzij de kennis van het brede scala aan oplossingen binnen het Microsoft-ecosysteem, alternatieve oplossingen voorstellen met tools uit het Power Platform van Microsoft. Wanneer er unieke behoeftes naar voren komen die niet met de bestaande tools kunnen worden ingevuld, vormt de functioneel consultant de verbindende schakel tussen het bedrijf en de ontwikkelaar van de implementatiepartner. Samen werken ze aan maatwerkoplossingen die naadloos integreren met de bedrijfsprocessen.

Sponsor of Projecteigenaar binnen de Stuurgroep:

Deze rol, vaak vervuld door iemand uit het hoger management, erkent het cruciale belang van het ERP-project binnen de organisatie. Als actief lid van de stuurgroep draagt de sponsor bij aan belangrijke beslissingen tijdens het maandelijkse overleg. Hij of zij zorgt voor de benodigde resources, benut invloed om het project te bevorderen en speelt een sleutelrol bij het adresseren van interne weerstanden.

Keyusers: De Spilfiguren in ERP-implementatie

Sleutelgebruikers, of Key Users, zijn onmisbaar tijdens een ERP-implementatietraject. Ze zijn de vertegenwoordigers van verschillende afdelingen binnen de organisatie en beschikken over grondige kennis van specifieke bedrijfsprocessen. Hun samenwerking met de Functionele Consultant is cruciaal om de behoeften en vereisten van de organisatie helder te krijgen. Ze testen het systeem uitvoerig, zorgen voor interne training en blijven, ook na de Go-Live, een aanspreekpunt voor feedback en optimalisatie. Door hun centrale rol zijn ze de verbindende factor tussen het technische team en de dagelijkse gebruikers, wat hun inzet essentieel maakt voor een geslaagde ERP-implementatie.

Key Users komen vaak uit diverse departementen binnen een organisatie, afhankelijk van de reikwijdte van het ERP-systeem en de bedrijfsprocessen die het ondersteunt. Enkele voorbeelden van departementen waaruit Key Users vaak worden geselecteerd, zijn:

• Financiën: Medewerkers die zich bezighouden met boekhouding, facturatie, betalingen, budgettering en financiële rapportage.

• Inkoop: Personen verantwoordelijk voor het beheer van leveranciers, bestellingen, voorraad en inkoopcontracten.

• Verkoop & Marketing: Medewerkers die klantrelaties beheren, verkooporders verwerken, en marketingcampagnes coördineren.

Change Manager:

Bij een ERP-implementatie gaat het niet alleen om de technologie; het gaat evenzeer om de mensen en hoe zij de verandering ervaren en aanvaarden. De Change Manager is een sleutelfiguur in dit proces, zoals we eerder hebben uitgelicht in onze blog over change management. Deze rol is niet alleen verantwoordelijk voor het uitstippelen van de route van verandering, maar ook voor het zorgen dat de juiste boodschappen door de juiste mensen worden overgebracht.

De Change Manager waarborgt dat de Sponsor de algehele projectdoelstellingen en de bredere visie communiceert naar de hele organisatie. Bovendien ondersteunt hij teamleiders om duidelijk te maken wat de impact van het nieuwe systeem zal zijn op hun respectievelijke teams. Door vroegtijdig weerstanden te identificeren en hierop in te spelen, zorgt de Change Manager ervoor dat de organisatie niet alleen technisch, maar ook cultureel en operationeel klaar is voor de nieuwe ERP-oplossing.

Een ERP-implementatie is een uitdaging, maar met de juiste mensen aan boord wordt de kans op succes aanzienlijk vergroot. Door de unieke vaardigheden en expertise van elk teamlid te erkennen en te benutten, kan een organisatie een solide fundament leggen voor de toekomst. Zoals we in deze en eerdere blogs hebben besproken, gaat het om meer dan alleen technologie; het gaat om mensen, processen en een visie voor de toekomst. Met de juiste aanpak en team kan elk bedrijf een succesvolle ERP-implementatie realiseren die waarde toevoegt op de lange termijn.