Engels Group is een familiebedrijf dat bijna 100 jaar bestaat. Hun activiteiten spreiden zich uit over drie verschillende divisies. Binnen Engels Electro ligt de focus op inbouwapparatuur voor keukens, Thermo Comfort richt zich onder meer op warmtepompen, airconditioning en zonnepanelen en de Engels Surfaces-divisie is gespecialiseerd in solid surface Het Product Information Management-pakket Perfion bleek de oplossing voor de dagelijkse uitdagingen van Engels Group.

Marc Pauwels, Marketing en IT-verantwoordelijke binnen Engels Group, is medeverantwoordelijk geweest voor de implementatie van Perfion PIM. Ook was hij key user gedurende het traject.

‘Tijdens de implementatie van Business Central, dit liep via een andere partner, ondervonden we al snel de nodige uitdagingen,’ aldus Marc. ‘Die lagen er vooral op het gebied van artikelbeheer en de integratie met andere systemen. Omdat onze Business Central-partner geen PIM-oplossing bood, kwamen we al snel uit bij Perfion. Het leek een effectieve oplossing voor ons te zijn, en zodoende stapten we in. Dat is nu zo’n 2,5 jaar geleden.’

De keuze voor GAC

‘Je zou Perfion als een bouwdoos kunnen zien. Die doos koop je en bouw je vervolgens op zo’n manier op dat het aansluit bij jouw specifieke behoeftes. In het begin heeft GAC heel goed geluisterd naar onze wensen en ideeën. Vervolgens zijn ze gestart met het bouwen en vullen van Perfion, en het integreren van deze oplossing met Business Central en onze webshop. Die systemen werken inmiddels als een driehoek met elkaar samen. We hebben destijds voor GAC gekozen vanwege hun expertise en ervaring met Perfion. Tot op heden heb ik daar nog geen moment spijt van gehad.’

De geboden oplossing

De creatie van artikelen vindt initieel plaats in Microsoft Business Central, waarna deze gesynchroniseerd worden naar Perfion. Binnen Perfion vindt verdere artikelverrijking plaats, waaronder het toevoegen van kenmerken, afbeeldingen, bestanden en het genereren van technische fiches. Vervolgens distribueert Perfion de verrijkte artikelinformatie naar de diverse online platforms van Engels Group, waaronder een webshop die wordt gefaciliteerd via Sana. Het beheer van de webshop blijft in handen van de oorspronkelijke Business Central-partner. Deze aanpak zorgt voor een efficiënte workflow en een gecentraliseerd beheer van artikelinformatie, terwijl het tegelijkertijd de naadloze integratie van systemen en de samenwerking tussen verschillende technologiepartners faciliteert.

Slimme oplossingen

‘De implementatie is vrij soepel verlopen,’ vervolgt Marc. ‘De grootste uitdaging was het op de juiste manier overzetten van de enorme hoeveelheid bestaande data naar Perfion. Dat is gelukt. Een van de features is het automatisch genereren en opslaan van technische fiches van onze artikelen. Dit gebeurt ‘s nachts, als er overdag wijzigingen in artikelkenmerken zijn aangebracht. Hierdoor is onze technische documentatie altijd up-to-date, zonder dat wij daar handmatig actie voor hoeven te ondernemen. Dit is een mooi voorbeeld van een efficiënte workflow die ons tijdwinst oplevert én ervoor zorgt dat het systeem tijdens werktijden minimaal belast wordt.’

‘Een ander systeem dat GAC binnen Perfion voor ons heeft ontwikkeld is het beheren en genereren van prijsrapporten. We zijn daar onlangs mee gestart. Hierdoor kan onder meer data die door leveranciers wordt aangeleverd, zoals prijslijsten in de vorm van een Excel-bestand, bijna automatisch in Perfion worden ingelezen. Het zorgt voor een centraal beheer van prijsinformatie in Business Central en een gestroomlijnde workflow voor het creëren en bijwerken van prijslijsten. Dit draagt weer bij aan efficiënter datamanagement en een nauwkeurige prijsstelling. Onze contactpersoon van GAC heeft ons op weg geholpen, maar inmiddels doen we bijna alles zelf.’

GAC’s meerwaarde

‘Het is voor mij simpelweg niet mogelijk om 100% van mijn tijd in Perfion te steken. Daarom wordt de hulplijn GAC ingeroepen zodra er zich een technisch probleem voordoet, wanneer er binnen Perfion iets veranderd is of als we zelf een nieuwe oplossing nodig hebben. Onze contactpersoon weet daar vervolgens altijd raad mee, en zorgt samen met ons voor een oplossing. Meestal spreken we elkaar via Teams, maar we proberen ook om eens in de zoveel tijd in levende lijve met elkaar af te spreken. Het werkt super zo, de samenwerking is prettig.’

Het hart van onze organisatie

‘Ik ben met de dag enthousiaster over Perfion. We leren constant bij en er is ontzettend veel mogelijk. Ook Perfion zelf zit niet stil; er wordt voortdurend aan gesleuteld. Wat mij betreft is het nog altijd een goede investering geweest. Je kan het systeem configureren zoals je wilt, en het heeft onze productiviteit en operatie een absolute boost gegeven. Onze website, catalogi, leaflets… alles valt of staat met deze oplossing. Ik zie Perfion als het hart van onze organisatie.’